After 5 EventsRuum enne kava
Kõik algab ruumist, sest ruum juba ütleb ära poole tehnilisest poolest. Klaassein viskab heli tagasi. Madal lagi neelab selle ära. Restoran, kus on ilusad toolid ja valgus, aga ei ole pistikuid õiges kohas ega kohta kuhu ekraani panna — see tähendab, et lisa tuleb vedada sisse ja üles ehitada spetsiaalselt selle õhtu jaoks.
IT-tiimil tuleb arvestada kahe asjaga, mida teised ei pea: ekraan, mis peab töötama kogu õhtu ja kandma pilti nii esitlusest kui videokõnest, ja heli, mida hinnatakse kuulmise järgi. Kui ruumis on juba tehnika olemas, siis tuleb välja selgitada, kas see on lauamikrofon või lihtsalt kõlar, mis mängib taustaks. Sageli on, aga ei kanna.
Kui pool inimesi on kaugel ja liitub ekraani teel, siis sellest tuleb lähtuda. Nad peavad nägema ruumi, kuulma seda, kes räägib, ja tundma, et neid nähakse. See tähendab kaht asja: head valgust ja head kaamerat, mitte sülearvuti oma. Keegi peab seda pidama.
Kas korraldaja või tehniline meeskond
On kaht tüüpi asutust, kellega saab rääkida. Üks võtab korralduse peale, koostab kava ja edastab selle edasi alltöövõtjatele, keda ta pole varem näinud. Iga rea peale tuleb lisa. Teine teeb ise: tsiteerib, ehitab, jooksutab ja on saalis kuni kahe ajani, kui viimane kast läheb tagasi auto peale.
IT-juhile, kes korraldab oma tiimile, vahe on selge: esimene annab plaani, teine annab inimese, kes jääb. Kui videosild kukub kinni kell kaheksa või keegi küsib, kas mikrofoni saab vaiksemaks keerata, siis pole aega hakata helistama kolmandale firmale.
Rahaliselt tähendab see seda, et iga vahetulu jääb ära. Meeskond, kes tsiteerib, on sama, kes ehitab ja kes jooksutab. Nad teavad ruumi, nad tunnevad tehnikat ja nad on seal.
Mis õhtul juhtub, millises järjekorras
Kava ei pea olema pikk, aga peab olema olemas. Kellelt algab? Kui kaua räägitakse? Millal sööakse ja kas sel ajal peab midagi mängima? Kas keegi teeb esitluse ja kui palju aega selleks läheb?
IT-tiimid ei talu pikka istumist. Õhtu, kus on pool tundi tervitusi ja siis veel tund ettekandeid, kaotab saali enne, kui midagi juhtub. Parem on teha lühike ring — kümme minutit sõna, siis süüa, siis midagi, mis ei nõua istumist.
Kui plaanid DJ-d või bändi, siis otsi üles, millal nad alustavad. Sageli arvatakse, et muusika tuleb kohe, aga bänd vajab soundchecki ja DJ vajab aega seadistamiseks. Kui peaks olema kell seitse valmis, siis peab olema lubatud sisse tulla kell viis.
Video ja ekraan
Ekraan peab olema seal, kuhu kõik vaatavad, mitte nurgas. Kui ruum on pikk ja kitsas, siis üks ekraan jääb väheseks — pool saalist ei näe. Kaks on parem. Kui eelarve ei kannata kaht, siis vali ruum, mis on laiem.
Videosilla jaoks peab keegi olema vastutav. See ei ole automaatne. Keegi peab avama koosoleku, keegi peab jagama ekraani, keegi peab vaatama, kas kaugel olevad inimesed näevad ja kuulevad. Sageli eeldatakse, et see juhtub iseenesest, aga ei juhtu.
Kui on esitlus, siis kontrolli, mis formaadis see on. PowerPoint käib läbi arvutist, aga video vajab head ühendust ja kedagi, kes teab, kuidas seda mängida nii, et heli läheb läbi süsteemi, mitte sülearvuti kõlaritest.
Heli ja valgus
Heli on asi, mida märgatakse alles siis, kui see ei tööta. Liiga vaikne, liiga vali, kaja, pirin — see kõik tuleb välja esimese lausega. IT-inimesed kuulevad seda kohe.
Valgus on teine pool. Kui on esitlus, siis ruum peab pimedaks minema, aga kui on söök, siis peab nägema. Valgustit ei saa õhtu ajal enam muuta, seega tuleb enne kokku leppida, millal mis juhtub.
Mikrofonid: juhtmevabad on head, aga peavad olema laetud ja keegi peab teadma, kus neid hoitakse. Laualaudur töötab, kui inimene ei liigu. Kabiin mikrofon on hea esitluse jaoks, aga mitte vestluse jaoks.
Kes mida teeb saalis
Keegi peab olema see, kes ütleb, millal algab ja millal lõpeb. Tiimijuht ise või keegi, kellele on see ülesanne antud. Seda inimest peab tehniline meeskond teadma ja tema peab teadma, kuidas öelda, et järgmine osa võib tulla.
Keegi peab jälgima kella. Õhtud kipuvad venima ja kui kava ütleb, et kell üheksa algab DJ, aga kell üheksa alles süüakse, siis tuleb otsustada, mis saab. Paindlikkus on hea, aga keegi peab seda paindlikkust juhtima.
Kui tuleb kokku leppida, siis tehnilise meeskonnaga peab rääkima enne, mitte samal õhtul. Mis on vaja? Mis on olemas? Mis tuleb tuua? Need on küsimused, millele vastused määravad, mis autoga tuleb ja kui kaua läheb ülesseadmiseks.
Mida enne helistamist otsustada
Enne kui helistad kellelegi, kes hakkab tsiteerima, peaks olema selge kolm asja: kui palju inimesi tuleb (ligikaudne number piisab, aga vahe viiekümne ja kahesaja vahel on suur), kas ruum on juba olemas või tuleb leida, ja mis õhtul juhtub — kas ainult söök, kas kõned, kas muusika, kas videosild.
Need kolm annavad juba ära, mis vaja läheb. Ülejäänu saab täpsustada, aga ilma nendeta ei saa keegi öelda, palju see maksab ega kas nad saavad üldse seda kuupäeva võtta.
See tekst on kirjutatud After 5 Eventsi poolt — meeskond, kes ehitab ruumi ja jooksutab õhtut.