After 5 EventsEnne kui saali kinnitad
Otsus, mis ruumi lubad slaidil, tuleb enne, kui ruumi näed. See on lõhe, mis ilmneb laadimispäeval, kui selgub, et lava ei mahu sinna, kuhu tahvlil lubati, või külalised ei näe ekraani, sest tala on teel.
Käi ruumis enne, kui selle kinnitad. Küsi kolme asja kohta:
- Kus on toitepunktid ja kas neid on piisavalt valgusele, helile, ekraanile ja livestream'i tehnikale korraga.
- Kas lava mahub sinna, kus plaanid seda, ja kas viimane rida näeb kõnelejat ja ekraani mõlemat.
- Kus on tagumised uksed ja kas need on vaikides lahti — sest kui keegi hilinenult siseneb kõne ajal, kostab see kogu saali.
Kui koht on valitud teise põhjuse pärki — asukoht, maine, soov mitte kasutada sama kohta mis mullu — siis küsi, mida see ruum ei tee. Igas ruumis on miski, mis ei tööta, ja parem teada seda enne, kui lubad seda kliendile, juhatusele või külalisele, kelle arvamus levib.
Kõne peab kostma
Finantsettevõtte üritusel räägib keegi, kelle sõnu peetakse ametlikuks sõnumiks. See ei ole taustmeloodia. Kui viimane rida ei kuule, siis nad küsivad hiljem, mida öeldi, ja keegi ei tea.
Heli sõltub ruumist rohkem kui süsteemist. Klaaspind viskab heli tagasi. Vaip neelab selle. Kui ruum on pikk ja kitsas, siis tagumised kohad kuulevad kõike kaks korda — kord otse, kord tagasipeegeldusena — ja mõlemad on ajas nihutatult.
Küsi heli pakkujalt, mida nad teevad konkreetselt selles ruumis. Kui vastus on üldine — "kvaliteetne süsteem" — siis nad ei tea ruumi. Kui nad nimetavad viivituskolonnid, täitmise tagumisele seinale või seda, et kahe meetri kõrgune lagi ei luba ühtegi head varianti, siis nad on seal varem olnud või teavad, mida küsida.
Livestreamile läheb oma helisignal. See ei tule saalist mikrofoniga, see tuleb puldist, eraldi väljundist, muidu kostab videol iga köha ja tool.
Valgus annab tooni pildi- ja videomaterjalile
Turundus kasutab üritust kuid pärast õhtut — fotod kodulehele, video sisevõrku või LinkedIni, lõigud ettekandest järgmisele esitlusele. Materjal peab olema kasutatav, ja selle otsustab valgus.
Üldvalgus üksi ei tööta. Kui kogu ruum on ühtlaselt valgustatud, siis pildil ei ole keskpunkti. Silm ei tea, kuhu vaadata. Lava peab olema eredam kui saal, kõneleja eredam kui lava taust, ja kui ekraan on põhiline element, siis saal peab olema piisavalt pime, et ekraan ei kahvataks.
Värv loeb. Soojad toonid muudavad naha loomulikuks. Külmad muudavad ruumi ametlikuks ja inimesed halliks. Kui brändivärv on osa õhtust — logo tagaseinal, valgus ettevõtte toonis — siis küsi, kuidas see näeb välja koos üldvalgusega. Sinine valgus ja soe üldvalgus koos annavad pildis midagi, mis kumbagi ei olnud.
Livestreamile on oma nõuded. Kaamera vajab rohkem valgust kui silm. Kui saal tundub piisavalt valgustatud, aga kaamerale mitte, siis videol on müra ja näod on hägused.
Ajakava ei ole soovitus
Finantsettevõtte üritusel on ajakava, mille järgi keegi läheb rongile või millega haakub teine kohtumine samal õhtul. Hilinemine on märgatav ja mõjutab seda, kuidas õhtu mäletatakse.
See tähendab, et igal elemendil on tegelik kestus, mitte kavandatud kestus. Kõne, mis paberil kestab kümme minutit, kestab tegelikult kaksteist, sest kõneleja teeb pausi, keegi naerab, ja keegi läheb lavale aeglasemalt kui proovil. Küsimuste voor, mis peaks kestma viisteist minutit, kestab kolmkümmend, kui kedagi ei peata.
Lisa puhvreid. Pausi ei saa tagasi võtta, aga alustada täpselt õigel ajal saab ainult siis, kui eelmine element lõppes õigel ajal.
Kui õhtu osa toimub samaaegselt mitmes ruumis — avamine suures saalis, workshopid väiksemates, kokkutulek jälle koos — siis liikumine võtab aega. Inimesed ei liigu koheselt. Nad lõpetavad vestluse, käivad tualetis, tulevad tagasi taskuhäälingule. Arvesta viis minutit enamaks kui geomeetriline vahemaa peaks võtma.
Kes tegelikult tuleb ja mis nad teevad
On kaht sorti agentuur. Üks planeerib, võtab briifi vastu, edastab selle edasi alltöövõtjatele, keda nad ei ole varem kõrvuti näinud, ja teenib igal real. Teine teeb hinnapakkumise, ehitab saali, teeb heli- ja valgustööd ja jooksutab õhtut samade inimestega algusest lõpuni.
Esimene on paindlikum paberil. Teine on parem põrandal.
Küsi, kes ruumis on. Kui heli, valgus ja lava tulevad eri firmadest, kes kohtuvad esimest korda laadimispäeval, siis keegi ei tea, kelle juhe on kellega vastuolus, ja aeg läheb läbirääkimistele, mitte ülesehitusele.
Kui kõik tulevad ühest meeskonnast, siis nad on varem koos töötanud, teavad, kuidas teineteise tehnika paigutub, ja probleem lahendatakse enne, kui see jõuab sinuni.
After 5 Events on pool, kus hinnapakkumise teevad, saali ehitavad ja õhtut jooksutavad samad inimesed.
Vastavus ja arved
Finantsettevõttel on hankekord, kulukohtade jaotus, mõnikord pakkumismenetlus ja alati nõue, et arve vastab lepingule täpselt.
See tähendab, et muudatus peale kinnitust ei ole lihtne parandus, vaid uus kinnitus, uus number ja sageli uus allkirjastamise voor.
Kinnitada tuleb varakult. Kui tehniline pool ei tea kolm nädalat enne, mida nad ehitavad, siis nad broneerivad tehnika mujale ja hiljem ei ole enam saadaval see, mis algselt kavandati.
Kui arve peab tulema kahele kuluartiklile — näiteks tehnika tootearendusele ja toitlustus turundusele — siis ütle seda enne, kui leping sõlmitakse. Tagantjärele jaotamine on võimatu, kui arve on juba välja kirjutatud ühele osapoolele.
Otsus, mis nüüd seisab
Kas see üritus vajab kellelegi helistamist või mitte.
Kui külalisi on alla viiekümne, ruum on tuttav ja tehniline pool on saalis juba olemas, siis ei pruugi vaja minna. Kui on rohkem inimesi, tundmatu ruum, kõne, mida peab kuulda, või materjal, mida hiljem kasutatakse, siis keegi peaks teadma, kuidas ruum töötab.
Enne kui helista, otsusta kolm asja:
- Mis on ürituse üks mitteläbiräägitav element — kõne, livestream, väline külaline, kelle nimel õhtu toimub.
- Milline on kulukohad ja kinnitusprotsess.
- Kas ruum on kinnitatud või on see veel läbirääkimiste all.
Ülejäänu saab läbi rääkida.