After 5 EventsKas üks üritus või kaks
Kui tootmine ei seisa, on kolmandik inimesi tööl. Seda saab lahendada kahel viisil: kaks lühemat üritust, üks kell neli pärastlõunal ja teine kell üheksa õhtul, või üks pikk, kus vahetused tulevad ja lähevad. Esimene maksab rohkem, sest tehnikut, toitu ja esinejat on kaks korda vaja; teine on logistiliselt raskem, sest saali ei saa tühjaks, midagi ei saa ümber ehitada ja heli peab töötama ka siis, kui pool saalist on just välja minemas.
Kui liin seisab ja kõik on korraga saalis, on päev lühem ja kulu väiksem, aga see otsus ei ole sinu teha. Planeerimise seisukohast tähendab see lihtsalt: küsi enne numbrit.
Ruum, mis ei ole selleks tehtud
Söökla või tootmishall ei ole ürituseruum. Põrand on betoon, seinad peegeldavad heli, valgustus on töökoha jaoks ja tihti ei ole kuskil, kust võtta kolmefaasilist voolu. Seda ei muuda ürema ära dekoratsioon — see kaob esimese kahe tunniga, kui saal on täis. Mis ei kao, on müra.
Helitehnika ei ole võimendi kastist saali nurkadesse venitatavate juhtmete küsimus. Küsimus on akustikas: ruum, kus iga sõna tuleb seinalt tagasi, nõuab kõlareid, mis suunavad heli inimeste poole, mitte laeni, ja see pole odavam variant, vaid ainus, mis töötab. Kui üritus on telgis õues, on vastupidi: seal on kogu heli vaja kinni hoida, et naabrid ei helistaks kell üksteist õhtul.
Lava pole reeglina kusagil. Kui bänd või DJ on põranda tasemel, ei näe tagumised read midagi, ja kui helipult on samuti põrandal, kõnnib keegi esimese poole tunni jooksul sellele otsa. Mõistlik madal lava ja pult saali keskel muudavad õhtu toimivaks; nende vältimisega ei säästa, sest need on just need elemendid, mille puudumisel veedetakse pool õhtut rääkimises, miks midagi ei tööta.
Keel ja valikud
Kui pool töötajatest räägib eesti ja pool vene keelt, on vaja kas kaht juhtijat või ühte, kes räägib mõlemat. Bänd või DJ saavad seda teha, kui neid selleks palutakse — see ei ole üllatav oskus, see on töö — aga kui muusikat tellitakse eraldi agentuurist, kelle oma inimesi pole kunagi kohtunud sinu helimehe ega stsenogu, ei pruugi ükski neist teada, et keel on üldse teema.
See pole detaili küsimus; see on õhtu käigus märgatav kui esimene. Teenindajad, kellel on öelda vaid ühes keeles, jätavad poole saalist kõrvale, ja kui see pool on tootmispersonal, kes ei käi kontoris ja keda üritusele on kutsutud justnimelt seetõttu, et neid kohelda võrdselt, siis seda märgatakse.
Toit ja jook
Tehase peol ei oodata õhtusööki kolme käiguga; oodatakse head sööki, piisavalt ja korraga. Praad lõpeb enne, kui järjekord läbi saab; salat seisab ja ei puutu keegi. Arvesta rohkem liha ja vähem keerukat, ning küsi kaaluarvutust, mitte roogade nime.
Jook on kulu, mis sõltub täielikult sellest, kas tegu on vaba baari või piiratud valikuga. Vaba baar kahe või kolme tunni peale saja inimesega on suur number; piiratud valik — kaks õlut, kaks veini, vesi — on ennustatav. Kellelegi ei meeldi öelda, et bänd saab neli veini õhtul ja tehaseoperaator kaks, aga alternatiiv on eelarve, millele ei saa jälge, ja õhtu, kus iga kolmas vestlus on sellest, et baaris midagi otsa sai.
Kes hakkab mida tegema
Korraldate ise, sest kellelgi teisel ei ole aega. Kuid samal päeval olete ka võõrustaja, esimene inimene, kellelt küsitakse, kus WC on ja miks muusika ei mängi, ning viimane, kes saab istuda. Kui teie ülesanne on õhtul olla ees, siis ehitust, tehnikat ja toitu ei saa teie ülesanne olla.
On kaht tüüpi äri selles valdkonnas: üks, kes võtab korralduse vastu ja edastab tellimuse alltöövõtjatele, keda pole varem koos töötanud, ja teenib igal real; ning teine, kelle oma inimesed tulevad, ehitavad, teevad heli, esitavad ja viivad ära. Esimese puhul selgub õhtul, et helimees ei teadnud, et bänd vajab monitoreid; teise puhul ei pea selguma, sest helimees ja bänd on vähemalt kaks korda varem koos teinud.
Ei ole vaja, et kõike teeks sama firma, aga on vaja, et need, kes teevad, oleksid varem koos teinud. Kui nad pole, on sinu õhtu katse.
Ajakava ja peajooks
Alusta kuus nädalat enne. See annab aega leppida kokku number, ruum, kas tootmine seisab, ja helitehnika, mis sobib. Neli nädalat enne on vaja kinnitada menüü, jook, ja kui bänd või DJ tuleb, siis kes ja mis keeles nad räägivad. Kaks nädalat enne on vaja plaan ruumi kohta: kus on laud, kus lava, kus baar, kus ukse taga on parkimine.
Üks nädal enne on viimane hetk, mil saab veel midagi muuta. Pärast seda on number lukus ja kõik, mis muutub, muudab ka kulu.
Mida otsustada enne helistamist
Kuupäev ja kellaaeg. Kas tootmine seisab või kaks üritust. Koht ja kas see on siseruumis või telgis. Ligikaudne number. Kas inimesed istuvad või seisavad. Kas on vaja tõlkida kahe keele vahel.
Kui need on teada, on võimalik vastata, mida on üldse vaja ja mis selle maksma läheb. Enne seda on iga number oletuseks, ja oletuse pealt ei saa tellida.
Selle juhendi kirjutas After 5 Events — meeskond, kes teeb ruumi valmis ja jookseb õhtu, mitte agentuur, kes selle edasi annab.