Jõulupidu — kontrollnimekiri

Enne kui midagi kinni paned

• Kas kuupäev on fikseeritud ja kinnitatud juhtkonnaga?
• Kas eelarve number on olemas — ei ligikaudne summa, vaid number, millest saab edasi rääkida?
• Kas teate, mitu inimest tuleb, või vähemalt vahemikku viiekümnega?
• Kas olete otsustanud formaadi: istutud õhtusöök ja pärast muusika, või kokteil ja suupisted kogu õhtu?
• Kas keegi teine ettevõttest juba broneeriski midagi — bändi, saali, toitlustajat — ilma et teaksite?

Need viis asja liigutavad kõike muud. Kuupäev otsustab, kes on vaba. Eelarve otsustab saali suurust ja seda, kas õhtusöök on kolm käiku või neli. Formaat muudab tehnilist poolt täielikult — õhtusöögiks on vaja heli kõnedele vaikses ruumis, peoks heli tantsimiseks täisruumis, ja need pole sama riistvara.

Saal

• Kas mahutab sinu arvu inimesi laudu istuma, mitte seisma?
• Kas saalis on olemas toolid, lauad, nõud — või tuleb kõik peale tuua?
• Kas köök on saalis või tullakse toast ruumi?
• Kas tehnika tuleb sinu poolt või on saalis olemas — ja kui on, kas keegi teie poolsed inimesed on seda varem käsitsenud?
• Kas saalis on piirang mürale pärast keskööd, ja kes on see, kes veerand enne südaööd peab heli väiksemaks keerama?
• Kes annab võtmed üle hommikul kell seitse, kui tehnika auto kohale jõuab?
• Kus võivad süüa need, kes saali üles panevad — kas eraldi ruum, või peavad minema välja?
• Kas parkimist jätkub — mitte külalistele, vaid autodele, mis toovad tehnika ja toidu?

Saal on esimene kulurida, mida ei saa hiljem enam liigutada. Kõik ülejäänud — toit, tehnika, personal — saab veel kärpida või asendada, aga kui leping on kirjas, on kirjas.

Programm ja ajakava

• Kas teate, kellel tuleb kõneleda ja kui kaua igaühel?
• Kas auhind või tunnustus on kavas — ja kas keegi peab selle laudade vahelt lavale tooma?
• Kas muusika algab kohe, või on enne paus, kus inimesed käivad suitsu väljas?
• Kas kõnelejad teavad, et mikrofon tuleb kätte võtta, mitte laua äärde jääda sosistama?
• Kas keegi vastutab selle eest, et õhtusöögi ja muusika vahele ei jää pool tundi tühja aega?

Kõige kulukam viga on kava, kus õhtusöök kestab kolm tundi ja bänd läheb mängima üksteist, kui pool rahvast on juba koju läinud. Õhtusöök ja kõned kokku poolteist tundi, siis muusika — see töötab.

Tehniline pool

• Kas keegi teie inimestest on varem selles saalis helitehnikat kasutanud?
• Kas mikrofone on piisavalt — üks igale kõnelejale, üks varuks?
• Kas lava on olemas või tuleb üles panna — ja kui panna, kas püsib tasane või vajub keskel sisse?
• Kas valgustus on saalis või tuleb tuua?
• Kas on olemas projektor ja ekraan slaidide jaoks — ja kas keegi teie pooltest teab, kuidas seda käivitada?
• Kas on inimene, kes kannab vastutust selle eest, et heli kõnede ajal ei kaja, mitte ainult arve eest?

Siin on kaks tüüpi ettevõtet. Esimene planeerib ja edastab tehnikaettevõttele briifi, kellega pole kordagi enne koos tööd teinud, teenides igalt realt. Teine — oma inimesed hinnastavad, ehitavad, mängivad ja jooksevad õhtut. Vahe tuleb välja siis, kui mikrofon kriuksub ja keegi peab otsustama, kas paus või vahetame riistvara välja. Esimese puhul on kaks ettevõtet, kes hommikul seletavad, kelle süü see oli. Teise puhul on üks, kes vahetas.

Toit ja jook

• Kas menüü arvestab inimestega, kes ei söö liha, laktoosi, gluteeni?
• Kas jook on laual või tuleb baari juurde — ja kui baari juurde, kas baaridel on piisavalt ruumi, et sada inimest ei seisa pooletunnises sabas?
• Kas toitlustaja tuleb samast ettevõttest, mis tehnika, või on kolmas osapool, kellega keegi peab saali kasutamist koordineerima?
• Kas öeldud on ette, mis kellaajal toit peab laual olema — mitte ligikaudu, vaid numbriga?

Külalised ja transport

• Kas kõigil on aadress ja teejuhis — ka neil, kes ei ela Tallinnas?
• Kas riietuskapp on piisav, või tuleb lisada reketikomplekt saalI?
• Kas öeldud on, mis kell algab ja mis kell lõpeb?
• Kas transport tagasi on organiseeritud, või eeldatakse, et iga inimene lahendab ise?

Viimane nädal

• Kas kinnitatud, mitu inimest täpsemalt tuleb?
• Kas kõnelejad teavad, et kõne aeg on kolm minutit, mitte kümme?
• Kas kõigil on number, kuhu helistada, kui midagi läheb valesti — ja kas see number kuulub inimesele, kes vastab?
• Kas saali kontaktisik teab, et teie inimesed tulevad hommikul vara?

Päeval endal

• Kas keegi jõuab kohale enne külalisi ja kontrollib, et toolid seisavad seal, kus vaja?
• Kas keegi kannab paberil kava — mitte ainult telefonis, vaid paberil juhuks, kui ekraan kustub?
• Kas on inimene, kes jälgib aega ja annab märku, kui kõne kestab liiga kaua?
• Kas keegi vastutab selle eest, et viimane külaline saab turvaliselt koju?

Pärast

• Kas keegi jääb lõppu, või oodatakse, et saal koristab ennast ise?
• Kas teate, millal tehnika auto tuleb järgmisel hommikul saali tühjendama?
• Kas unustatud asjad — joped, kotid, telefonid — jõuavad omanikeni tagasi?

Kontrollnimekiri ei asenda otsust, kas teha üksi või võtta keegi kaasa. See, mille saad ära teha, tee ära. Enne kui kellelegi helistad, otsusta kuupäev, eelarve number ja saal — need kolm asja muudavad kõike muud, ja kui nad pole paigas, siis vestlus ei liigu edasi.

Selle nimekirja kirjutas After 5 Events — ettevõte, kelle inimesed ehitavad ruumi, hindavad tehnikat ja jooksevad õhtut, mitte ainult ei planeeri ja edasta edasi.