Enne kui midagi broneerid

Kas tead, mitu inimest tegelikult tuleb, mitte loodud?
Kas päevaprogramm ja õhtune osa on samas hoones või tuleb inimesed transportida?
Kas keegi peab salvestama või voogedastama?
Kas esinejad toovad oma arvuti või on vaja ühtset süsteemi?
Kas oled käinud ruumis ja kuulanud, kuidas tagumises reas kõlab?

Ruum ja paigutus

Kas tooliread mahuvad nii, et esimene rida ei istu ekraani all?
Kas laudade vahele mahub keegi läbi, kui keskpaiku istuja peab tualetti?
Kas ruumis on piisavalt pistikupesi või tuleb pikendused?
Kas esinejatel on kust vett võtta, ilma et nad peaksid saali vahelt lahkuma?
Kas kohal on keegi, kes teab, kus asuvad ruumi võtmed ja kuidas valgustust reguleerida?
Kas tegevusjuht teab, kus külalised võivad riideid hoida?
Kas oled kokku leppinud, millal ruum avatakse ja millal see järgmisel hommikul tühjendada tuleb?

Programm ja ajakava

Kas igal esinejal on teada, kui palju aega tal on ja kes talle märku annab?
Kas pausid on ajakavas, mitte lihtsalt vahele mõeldud?
Kas keegi teab, mis juhtub, kui üks etteaste venib kümme minutit üle?
Kas programmijuht on paberil olemas ja vähemalt kolmel inimesel kaasas?
Kas oled otsustanud, kas küsimustele vastatakse pärast iga etteastet või päeva lõpus?
Kas lõunasöök on ajakavas sees nii, et inimesed jõuavad söögilaua juurde enne, kui järgmine sessioon algab?

Tehnika ja helipilt

Kas mikrofon on igale esinejale eraldi või antakse üks käest kätte?
Kas juhtmevabad mikrofonid on laetud ja kas keegi kontrollib seda hommikul?
Kas on olemas tagavaramikrofon?
Kas ekraan on piisavalt suur, et tagumises reas saaks slaidilt midagi lugeda?
Kas oled küsinud esinejatelt, mis formaadis nad esitluse toovad?
Kas saalis on inimene, kes oskab videoühendust taastada, kui see katkeb?
Kas valgus jääb esinejale peale või läheb saal pimedaks?
Kas päeva lõpuks kogunenud kaablid pannakse nii ära, et õhtusel osal saaks saalist midagi muud teha?

Kahe tüüpi firma vahel on vahe: üks võtab tellimuse vastu ja edastab selle alltöövõtjatele, keda pole kunagi koos näinud. Teine toob samad inimesed, kes hinnastavad, ehitavad üles, jooksutavad heli ja lahkuvad kell kaks öösel. Tulemus on erinev just seal, kus ajakava nihkub.

Toitlustus ja pausid

Kas hommikukohv on valmis enne, kui esimesed inimesed saabuvad?
Kas lõunasöök on laudadel või jaotatakse see nõudesse?
Kas söök on ruumis, kus on toolid, või peavad inimesed seisma?
Kas oled kokku leppinud kohvipausid kellaajaliselt, mitte lihtsalt arvu poolest?
Kas tehnilise meeskonna jaoks on söök korraldatud või eeldatakse, et nad lahkuvad hoonest?
Kas tegevusjuht teab, kellele helistada, kui laudadele jääb poole tunni pärast tühjad tassid?

Külalised ja transport

Kas kõigil on teada aadressi ja parkimisvõimalused?
Kas registreerimine toimub paberil, arvutis või mobiilis?
Kas nimesilte trükitakse kohapeal või tuuakse kaasa?
Kas inimesed, kes tulevad rongiga, teavad, kust saab takso?
Kas päevaprogrammi ja õhtuse osa vahel on aega ümberpukseerimine läbi viia?
Kas buss või transport on tellitud täpse kellaajaaga või loodab keegi, et kõik saavad valmis?

Viimane nädal

Kas oled saatnud programmi kõigile, kes seda vajavad, ja palunud kinnitust?
Kas tehnilise tiimiga on kokku lepitud, mis kellaajal nad hommikul alustavad?
Kas oled küsinud ilmaprognoosi ja mõelnud läbi, mis juhtub, kui vihmaga tuleb liikuda hoonest hoonesse?
Kas keegi on vaadanud ruumi läbi ja teinud pildi paigutusest?
Kas toitlustajale on kinnitatud lõplik külaliste arv?
Kas on kirjas, kes vastutab selle eest, et ventilatsioon lülitub õigeaegselt sisse?

Päeval endal

Kas keegi jõuab kohale vähemalt tund enne külalisi?
Kas esinejad teavad, kust nad saavad enne oma sessiooni rahulikult istuda?
Kas tehnilised inimesed on kontrollinud heli ja valgust enne, kui esimene külalisgrupp saabub?
Kas toimub proov koos esimese esinejaga?
Kas oled otsustanud, kes annab esinejatele märku ja kuidas?
Kas keegi vastutab selle eest, et uksel seisaks keegi, kes hilinenutel ukse lahti teeb?
Kas ruumis on piisavalt külm või soe enne, kui saal täitub?

Õhtune osa on teine üritus, mitte ühe jätk. Inimesed on istunud kuus tundi, kuulanud kümme ettekannet ja neil on kolm küsimust: kas nad peavad veel istuma, kas nad peavad veel kuulama ja kas nad võivad minna. Kui vastus kõigile on ei, muutub õhtu.

Õhtune osa

Kas lauad ja toolid on ümber pandud enne, kui inimesed tulevad tagasi?
Kas valgustus on muudetud teistsuguseks kui päevaprogrammis?
Kas muusika on kooskõlastatud või otsustab keegi kohapeal?
Kas õhtuse osa algusaeg on kõigile selge või loobuvad mõned inimesed ära, sest ei tea?
Kas baar on valmis enne, kui esimesed jõuavad?
Kas oled kokku leppinud lõpuajaga ja selle, kes seda venues kinnitab?
Kas tehnilised inimesed teavad, mis kellaajal nad järgmisel hommikul alustavad lammutamist?

Pärast

Kas keegi jääb saalile, kuni viimane külaline lahkub?
Kas toimub tagasiside kogumine või eeldatakse, et inimesed kirjutavad ise?
Kas tehnilise meeskonnaga on kokku lepitud, mis kellaajani nad järgmisel hommikul peavad välja olema?
Kas keegi kontrollib saali läbi kaotatud esemete suhtes?

Kirjutab After 5 Eventsi meeskond — need, kes hommikul seitsme paiku saabuvad, leiavad jõu, paigaldavad valgustid ja on ikka kohal kell kaks, kui viimane kast autosse läheb.

Otsusta ruum esmalt, seejärel tehniline pool, alles siis õhtuse osa meeleolu. Ja kui helistad, ole valmis ütlema, mitu esinejat on, kas nad toovad oma seadmed ja kas õhtune osa toimub samas hoones või kolm kilomeetrit eemal.

Konverents — kontrollnimekiri