Suvepäevad — idufirmas

Katus enne kohta

Ilm on esimene risk ja seda ei saa ümber planeerida. Juunis ja juulis sajab nädal ette hoiatamata, augustis jahtub õhtuks ära. Telk või tall vajab kõiki samu asju mis saal — voolu, valgust, heli, laudu — aga lisaks tugevdatud põrandat, soojendust ja varuplaan vihma korral.

Otsige ruumi koos katusega või võtke koht, kus on lähedal siseala, kuhu saab tunni jooksul kolida. Üleloomuliku õue peale panustamine on võimalik, aga siis peab eelarves olema rida, mis kannab kahjud kui ei ole.

Suvepäevad ei ole meeskonnaüritus Tallinnas

Kaugus tähendab aega ja autot. Kui koht on paaritunnise sõidu kaugusel, läheb hommikul vaja busse ja õhtul sama busse tagasi — või ööbimist kohapeal. See otsus mõjutab kõike: programmi pikkust, alkoholi olemasolu, seda, kas peredega saab arvestada.

Jälgige ka toitlustust. Paljud puhkemajad pakuvad sööklatoitu, aga teie meeskond tuleb Tallinnast, kus on harjunud teisiti. Kui plaanite grillimist või väljas söömist, vaadake üle kas kohapeal on köök, külmutus, elekter grillile.

Õue tehtud pidu vajab sisseehitatud võimsust

Väikese kõlariga lauamuusikat ei saa kellelegi müüa kui õhtupidu. Telgis või talus toimuv üritus vajab päris rigi — neli kuni kaheksa kõlarit, bassikast, valgustusstruss, puldilaud, mitu ringvoolu — ja see kõik tahab rohkem voolu kui üks majapidamispistik annab.

Küsige kohalt enne, kui broneerite: kas on kolmefaasiline pistik, kui palju amprit, kui kaugel lähim juurdepääs. Kui ei ole, läheb vaja generaatorit, ja see lisab hinna ning müra.

Programm päeval, pidu õhtul ja logistika vahepeal

Klassikaline suvepäevade skeem on tegevused hommikust õhtuni, siis söömine, siis pidu. See tähendab, et heli ja valgus peavad valmis olema enne, kui laud tuleb, aga ülesehitus ei tohi segada päevaprogrammi.

Kui teie päev lõpeb kell viis ja pidu algab kell kaheksa, on kolm tundi. See on piisav rigiülesehituseks, aga mitte siis, kui samas ruumis on vaja laudu ümber tõsta või põrandat panna. Rääkige läbi koha pidajaga, millal saab tehniline meeskond sisse.

Idufirma pidu ei tohi tunduda ostetuna

Teie üritus läheb Instagrami ja seda mainitakse vestlustes kandidaatidega. Ta peab tunduma nagu teie — mitte nagu renditud telk, kuhu teid tunniks peale paigutati.

Üks viis seda vältida: ärge tellige kõike ühelt vahendajalt, kes edastab kõik read edasi alltöövõtjatele ja võtab igalt realt. Küsige kes tegelikult tuleb, kas sama meeskond tsiteerib ja ehitab, kas nad on varem koos töötanud.

Teine viis: jätke programmi osa omaväeliseks. Viktoriin, mille on teinud keegi meeskonnast, või ettekanne asutajalt töötab paremini kui ostetud moderaator, kes ei tea, mis firmast ta räägib.

Eelarve muutub, aga otsused ei saa

Idufirmas tähendab investor money seda, et raha on olemas või seda ei ole, ja vahepeal ta muutub. Suvepäevi plaanitakse märtsis, aga makstakse juunis, ja juunikuuks võib raund olla läbi või võib olla külmutatud.

See ei tähenda, et saab oodata. Parimad kohad on broneeritud juba veebruaris, tehniline meeskond on nädalavahetuseks kinni kuus nädalat ette. Kui kuupäev ja eelarve ei ole kindlad, broneeri ikkagi ja hoia tühistamistingimusi silmas.

Kaine hommik ja tagasitee

Järgmine hommik on osa üritusest. Kui õhtul oli baar, siis hommikul peab olema hommikusöök, kohv, vesi ja buss, mis väljub alles siis, kui viimane inimne on püsti.

See kõlab ilmselge, aga iga suvi unustatakse seda mitu korda: buss on tellitud kella kümneks, pool meeskonnast ärkab pool kaksteist ja organisaator peab helistama ja pikendama. Pange buss tunniga hiljem kui arvate ja andke teada, et lahkumine on paindlik.

Mida lukku panna enne kõnet

Üleval kirjutab After 5 Events — meeskond, kes ehitab telgid püsti ja viib riigi kohale, mitte vahendaja, kes edastab teie briifingi edasi kellelegi, keda pole kunagi kohtunud.

Enne kui kellelegi helistate: otsustage katus või telk, kuupäev või vähemalt kaks varianti, ligikaudne arv inimesi ja kas peredega. Ülejäänu saab läbi rääkida, aga need neli peavad paika, muidu tsitaat ei tähenda midagi ja nädal hiljem alustatakse otsast.