After 5 EventsOtsusta päev enne, kui räägid kohast
Tootearendus lükkab kuupäeva, investor tuleb nädalaks varem linna, asutaja läheb haigeks — idufirmas liigub kõik. Aga saal tuleb broneerida kuid ette, eriti kui tahad kesklinnas ja nädalavahetusel.
Jaga päev kaheks variandiks: esimene eelistus ja see, millega nõustud, kui esimene on kinni. Kui mõlemat pole vaba, siis kas liigud järgmisesse kuusse või läheb õhtu kellaajaga õhtusöögilt hommikukohvile. Mõlemad töötavad, aga sisuplaan muutub täielikult.
Külaliste arv määrab tehnika ära
Kahekümne inimesega jõuad läbi sülearvuti ja aktiivkõlariga. Viiekümne juures hakkab häda olema — tagumises reas ei kuule enam midagi, kui keegi kõneleb vaikselt. Sajaga oled juba täistehnika juures: projektorid, mikrofon igale kõnelejale, valgustus, et saalist näha inimesi, mitte ainult lava.
Idufirma aastapäeval on külalised erineva taustaga — tiim, kliendid, partnerid, vahel ajakirjanik — ja see, mis töötab oma seltskonnaga, ei tööta segatud publiku ees. Ekraan peab olema loetav viimases reas. Heli peab kandma ilma, et keegi peaks pingutama.
Saal tuleb valida sisu järgi, mitte hinna järgi
Kui õhtul on kõne, esitlus ja ajatelg, siis vajad ruumi, kus saab rivistada toolid ühes suunas ja kus on sein, kuhu ekraan ette panna. Avatud põrandaga loft näeb fotol hästi välja, aga kui pool ruumist seisab teises otsas laual ja ei näe ekraani, on sisu kadunud.
Kui plaanis on vastuvõtt, mitte esitlus, siis vastupidi: püstimine töötab paremini kui istumine ja ruum tohib olla mitmekülgne. Aga siis jäta ekraan väiksemaks ja pane rõhk inimeste liikumisele.
Mitu kohta Tallinnas ei ütle sulle ette, et ruum ei sobi selleks, mida sa kavatsed teha. Nad näitavad ruumi, sul tuleb ise vaadata, kuhu ekraan läheb ja kas tagumine rida näeb.
Tehnika hinnapakkumine algab põrandapildist
Pakkuja küsib alati: kus on lava, kus ekraan, kus puldilaud, kus külalised. Kui seda ei tea, tuleb number laiali vahemikuga, millel pole mõtet. Kui see on fikseeritud, saad numbri, mida saab võrrelda.
Tehnika jagunemine on lihtne: heli, valgus, video. Heli on kõik, mis kõlab — mikrid, kõlarid, mikserpult. Valgus on see, mis laseb saalist näha inimesi ja laseb laval näha kõnelejat. Video on ekraan, projektor, arvuti, kuhu esitlus läheb.
Aastapäeval on video kõige olulisem osa, sest ekraanil käib läbi kogu sisu. Heli tuleb kohe järgi, sest kehv mikrofon tapab hea kõne. Valgus on see, mida märgatakse ainult siis, kui seda pole.
Ajaplaan näitab, kas õhtu jõuab valmis saada
Load-in — hetk, mil tehnika saab tuppa minna — peab juhtuma vähemalt neli tundi enne külalisi. See ei ole ettevaatuse pärast. See on aeg, mis läheb selleks, et riputada projektorid, tõmmata kaablid, testida heli igas nurgas, teha läbimäng esitlejatega ja parandada ära see, mis ei tööta.
Kui õhtu algab kuuest ja load-in on neljast, oled hädas. Kui saal laseb sisse hommikul, oled mugav. Paljud kohad annavad päeva ainult siis, kui maksad terve päeva eest — tee number selgeks enne, kui kinnitad kohta.
Õhtu ajaplaan peaks olema kirjas enne, kui tehnika tuleb. Kes kõneleb millal, kui kaua kestab video, kas on paus, kas keegi vajab proovi. Ilma selleta on load-in lihtsalt tehnika ülespanek, mitte õhtu ettevalmistus.
Esitlejad peavad nägema, mis nende selja taga ekraanil on
Lavale läheb monitor — väike ekraan kõneleja jalge ees, mis näitab täpselt seda, mis suur ekraan selja taga näitab. Muidu räägib inimene slaidist, mis on juba edasi läinud, või seisab kogu aja pooleldi seljaga publiku poole, et ekraanile vaadata.
Monitor pole vaikimisi hinnas. Seda peab küsima. Ja peab küsima ka seda, kes vahetab slaide — kas kõneleja teeb seda ise puldist või teeb seda keegi lavalt.
Professionaalne tiim on see, kes tsiteerib, ehitab ja juhib sama õhtu
Osa firmasid edastab tellimuse edasi alltöövõtjatele, kellega nad ei ole varem koos töötanud, ja teenib igalt realt. Teine osa saadab oma inimesed — need, kes hindasid, on need, kes ehitavad, ja need, kes käitavad mikserit. Vahe on see, kui õhtul läheb midagi valesti: esimesel juhul ei ole kedagi, kes kogu ahela tunneb, teisel juhul on.
After 5 Events teeb tööd teise moodi. Meie inimesed tsiteerivad, ehitavad ja viivad õhtu läbi. See pole müügiargument — see on kirjeldus sellest, kuidas töö käib.
Mida fikseerida enne, kui helistad
Esiteks: kuupäev ja selle varuvariandid. Teiseks: kui palju inimesi tuleb. Kolmandaks: kas keegi kõneleb suurele ekraanile. Need kolm määravad kõik ülejäänu — koha, tehnika ja hinna.
Ülejäänu saab arutada kõnes. Aga kui need kolm liiguvad veel, siis number, mille saad, pole number, millega õhtu juhtub.