After 5 EventsMillal tellida ruum ja millal tehnika
Ruum enne kõike. Kui ruumi pole, pole ka kuupäeva, ja kõik muu jääb õhku. Paljud idufirmad jätavad selle hilja, sest esimesed nädalad kuluvad sisu ja eelarjongleerimisele. See töötab ainult siis, kui ürituse kuupäev võib liikuda.
Tehnika tuleb pärast seda, kui kõnelejate arv ja formaat on paigas. Mitte hinnanguliselt — täpselt. Kas on paneelvestlusi või solo-ettekandeid. Kas slaidid vahetuvad lava peal või kohal on tehnik. Kui lavastus pole selge, pole ka pakkumine.
Konverentsidel lähevad saalid kinni varem kui pidu- või galaõhtutel, sest kuupäevi on vähem ja päeviti on saalid kallimad. Pooleteise kuni kahe kuu perspektiiv on turvaline. Vähem kui kuu — risk, et sobiv ruum on läinud.
Mida tähendab hea saal konverentsile
Visuaalselt hea ruum ja akustiliselt hea ruum on harva sama ruum. Kõrged laed ja klaaspinnad panevad heli tagasi saali. Madal lageda ja vaip neelavad heli ära, aga teevad ruumi raskeks valgustatavaks.
Peaprobleem on viimane rida. Kui saal mahutab sada inimest, aga viimased kaks rida ei kuule ega näe, on tegelik maht kaheksakümmend. Küsi ruumi pakkujalt, mis kaugusele lava ehitatakse tagaseinast. Küsi, kas mikrofoni saab teise otsa saali viia. Küsi, kas on püsiekraani või tuleb panna oma.
Kui õhtune pool toimub samas ruumis, küsi ümberehituse aega. Tooliridade eemaldamine ja õhtuse valgustuse panemine võtab poolteist tundi, kui meeskond teab, mida teeb. Kaks ja pool, kui ei tea.
Tehniline pool — kes teeb mida
On kaks liiki firmat. Ühed planeerivad ja edastavad tellimuse alltöövõtjatele, keda nad pole varem koos näinud. Teised hindavad, ehitavad, juhivad ja lõhuvad oma inimestega. Esimesel juhul teenitakse igalt realt. Teisel juhul on meeskond üks ja probleem ei liigu edasi-tagasi.
Mikrofonid peavad käima esimesest kõnelejast viimaseni. Slaidid peavad vahetuma siis, kui kõneleja tahab, mitte siis, kui tehnik arvab. Livestream peab käima kogu päeva või mitte üldse — poolik salvestis on hullem kui mitte midagi.
Registreerimine võtab kauem, kui arvatakse. Sada inimest läbi ukse — vähemalt pool tundi, kui on kaks registreerimispunkti ja inimesed teevad ainult seda. Kui nad peavad ka kleepse kirjutama või kotikesi jagama, siis rohkem. Pane registreerimine algama pool tundi enne ametlikku algust.
Mida teha pausidega
Kohvipausid ei ole lihtsalt kohvipausid. Need on aeg, mil kõnelejad vahetuvad ja tehnika peab olema ümber ehitatud. Kui paus on viisteist minutit ja tehnika muutmine võtab kümme, siis kohvi jaoks jääb viis.
Sama kehtib lõuna kohta. Kui lõunasöök on tund ja järgmine sessioon peab algama täpselt, siis toidu peab olema laual enne, kui inimesed saabuvad. Mitte siis, kui nad on juba järjekorras.
Idufirmadel on veel üks probleem — osa rahvast tahab kasutada pausi töö tegemiseks. Nad lähevad nurka ja ei tule tagasi. Kui programm peab jätkuma täpselt, ütle see valjult enne pausi algust ja pane telefonile taimer.
Õhtune pool — miks see enamasti ei tööta
Konverentsipäeva õhtu planeeritakse viimasena ja eelarve saab siis, mis üle jääb. See tähendab, et õhtu on alati odavam ja vähem läbi mõeldud kui päev, kuigi meeleolu tekib õhtul.
Kui päev on väsitanud rahva ära, siis õhtu peab olema lihtne. Mitte veel üks programm, vaid ruum, kus saab seista ja rääkida. Kui päev oli istudes ja vaikselt, siis õhtu võib olla vali. Kui päev oli intensiivne ja täis sõnavõtte, siis õhtul peab olema vähem.
Õhtu ja päeva vahel on kolm varianti. Sama ruum, ümber ehitatud — see võtab aega ja maksab rohkem, kui arvatakse. Teine ruum samas hoones — toimib, kui inimesed teavad, kuhu minna. Teine ruum teises kohas — toimib, kui transport on selge ja keegi ei kao tee peale ära.
Eelarve ja kuidas see liigub
Idufirmades tuleb raha vooru peale ja seisab voorude vahel. See tähendab, et eelarve, millega alustati, ei pruugi olla eelarve, millega lõpetatakse. Mõnikord kasvab, mõnikord kaob.
Hea pakkuja ütleb, mis jääb ära, kui number väheneb. Halb pakkuja vähendab kõike proportsionaalselt ja loodab, et vahet ei märgata. Vahe märgatakse — mikrofon, mis töötab poole päeva, või valgustus, mis jätab poole lava pimedaks.
Odav ja meeldejääv korraga ei ole võimalik, kui tegemist on saja inimesega saalis, kus tehnika peab toimida kogu päeva. Ütle ausalt, kumb on eesmärk. Kui eelarve on väike, tee päev väiksemaks — vähem kõnelejaid, lühem programm, väiksem ruum. Ära vähenda tehnikat.
Mis on teisiti võrreldes suurkorporatsiooniga
Idufirmas tehakse otsuseid kiiresti ja pööratakse ümber sama kiiresti. See on hea, kui vaja on muuta. See on halb, kui muudatused tulevad nädal enne.
Teine erinevus on see, et üritus on värbamisvahend. Fotod lähevad sotsiaalmeediasse ja slaidikomplekti. See tähendab, et visuaalne pool loeb rohkem kui tavakonverentsil, kuid eelarve selleks on väiksem kui galal. Lahendus on lihtne kujundus, mis töötab hästi pildil — mitte palju asju, vaid mõned selged.
Kolmas erinevus: pool toast ei tunne teist poolt. Konverentsi üks funktsioon on ühendada meeskond. See tähendab, et õhtu pool ei tohi olla ainult kõnelejatele, vaid kõigile.
Mida otsustada enne, kui helistad
Kuupäev, ligikaudne külastajate arv ja see, kas õhtu pool on eraldi eelarve või mitte. Kui neid kolme pole, ei saa ka pakkumist.
Ruum või vähemalt piirkond. Kesklinn on kallis ja kiiresti täis. Äärelinn on odavam, aga osa inimesi ei tule. Kui ruum on juba broneeritud, too selle plaan kaasa — mitte foto, vaid tegelik plaan koos mõõtmetega.
Formaat. Mitu kõnelejat, kas on paneele, kas läheb vaja livestreami. Ära ütle, et kõik on veel lahtine. Kui kõik on lahtine, siis hind on lai ja ei ütle sulle midagi.
See juhend on kirjutanud After 5 Eventsi meeskond — inimesed, kes ehitavad ruumi, paigaldavad tehnika ja jäävad kohale, kuni viimane mikrofon on maha pakitud. Otsus, mis sul nüüd on: kas teed ise või tellid. Kui tellid, siis otsusta, kas tahad firmat, kes planeerib, või meeskonda, kes ehitab.