After 5 EventsKuupäev tuleb tootest, mitte saalist
Toote esitlus ei liigu. Tarkvaraväljalaske või kampaania alguse ümber ei saa plaane teha — kuupäev on fikseeritud ja saal peab mahutama. See tähendab, et broneerid ruumi siis, kui kõik teised ka broneerivad, ja paindlikkus on ainult selles, millisel kellaajal üritus algab või kui kaua seda üles ehitada saab.
Kui algus on õhtul, ehitust saab teha päeva jooksul. Kui algus on lõunal, ehitus toimub öösel või hommikul varakult, ja see maksab rohkem — mitte seetõttu, et keegi tahab rohkem küsida, vaid seetõttu, et inimesed peavad olema kohal enne, kui kuskil mujal on vaja neid kasutada.
Ruum ehitatakse demo ümber, mitte vastupidi
Presentatsioon kestab kakskümmend minutit ja see peab töötama ühel võtmisel. See tähendab, et ekraan on seal, kus esineja seda vajab, valgus langeb toote peale, mitte esineja silma, ja kaamera ei filmi kellegi kukalt vastu.
Tehniline brief algab sellest: mis toode on, kuidas seda näidatakse, kus esineja seisab ja kuidas ruumis liigutakse. Kui demo on tahvelarvutil, vajad lauda ja valgust. Kui see on tahvlil, vajad tahvlit, mida kaamera saab filmida. Kui see on ekraanil, vajad suurt ekraani ja piisavalt ruumi publiku ja ekraani vahel, et keegi ei peaks pead kallutama.
Üks viga: tellida projektsioon ilma ekraani suurust fikseerimata. Projektor töötab igal pinnal, aga liiga väike ekraan tähendab, et pooled inimesed ei näe, ja liiga suur ekraan tähendab, et ruum peab olema piisavalt pikk, et projektor jõuaks fookusesse. See otsustatakse enne tehnilist pakkumist, mitte pärast.
Kes kutsutakse, miks nad tulevad ja mis neile jääb
Toote esitlus ei ole tiimi üritus. Ruumis on kliendid, partnerid, ajakirjanikud — inimesed, kes on seal esimest korda ja kellel pole mingit põhjust jääda kauemaks, kui programm kestab. See tähendab, et ürituse pikkus peab olema fikseeritud ja öeldud juba kutses: algus kell kuus, esitlus kell seitse, lõpp kell üheksa.
Kui esitlus on keskosas, tuleb enne seda midagi ja pärast seda midagi. Enne: saabujad kogunevad, registreeritakse, saavad joogi, vaatavad ringi. Pärast: küsimused, vestlused, võimalus proovida toodet käega. Paljud planeerivad seda tagurpidi: nad kujundavad esitluse ja lisavad siis mingisuguse buffee ette ja taha, ilma et nad teaksid, miks see seal on. See loeb sellepärast, et külaline tunneb vahet, kas teda hoitakse seal kunstlikult või on tal midagi teha.
Valgus, heli ja internet — kõik kolm või mitte midagi
Kui esitlus toimub hotelli konverentsisaalis, on seal tavaliselt süsteemid olemas. Kui toimub industriaalses ruumis või galeriis — kohas, kus pole kunagi midagi presenteeritud — pole seal midagi. Mitte projektorit, mitte ekraani, mitte valgust, mis ei oleks lae all hajus. See ei tähenda, et seda ei saa seal korraldada, vaid seda, et iga element tuleb tuua ja üles panna.
Internet ei ole üksikasjad. Kui demo töötab pilvest või ühendab reaalajas midagi, siis stabiilne ühendus on sama oluline kui valgus. Mõned ruumid pakuvad wifi't, mis töötab viie inimesega, mitte viiekümnega. Kui toode vajab internetiühendust, siis küsi seda kohe ja testi seda enne.
Heli: kui ruumis on sada inimest, pole esineja häält kuulda ilma mikrofonita. Kui slaidid sisaldavad videot, peab heli tulema samast süsteemist, millest tuleb ka kõne. Heliinseneri töö pole lisada detsibelle, vaid teha nii, et iga sõna jõuab tagumisse ritta ja mitte kuskile kõrvale.
Kaamera ja livestream ehitatakse tehnika sisse, mitte peale
Kui üritus filimitakse või livestreamitakse, peab kaamera asuma seal, kus see näeb õiget asja. See tähendab, et valgus peab olema ehitatud nii, et kaamera ei filmi vastu taustavalgust, ja ekraan peab olema seal, kus seda saab kaadris hoida koos esinejaga.
Livestreamil on oma loogika. See ei ole sama, mis ürituse järel monteeritud video — see on otseülekanne, mis peab töötama algusest lõpuni ilma korduseta. Selleks vajad eraldi operaatorit, eraldi võrku ja tihtipeale eraldi kaameraid, sest see, mis toimib saalis, ei pruugi toimida ekraanil.
Eelarve muutub koos kümnendusringiga, mitte üritusega
Startup töötab investor money'ga, ja see liigub hüppeliselt. Esimene kõne tuleb siis, kui raha on olemas ja kõik on võimalik. Teine kõne tuleb kaks nädalat hiljem, kui keegi küsis, kas kõik need read on ikka vajalikud. See pole probleem, kui see öeldakse ette — kõike saab skaleerida, välja arvatud ruumi ja kuupäeva.
Mis liigutab kulusid:
- Ruum: suurem ruum maksab rohkem, aga kui see mahutab sajakond inimest korraga, ei pea üritust kordama.
- Tehnika: ekraan, projektor, valgus, heli kõik skaaleeritakse ürituse pikkuse ja ruumi suuruse järgi.
- Toit ja jook: see on ainuke rida, kus saab otsustada täpselt, kui palju kulutada — portsjon inimese kohta korrutatud külaliste arvuga.
- Ehitusaeg: kui saal peab valmis olema hommikuks, maksab öine ehitus rohkem kui päevane.
- Personal: fotograaf, tehnik, saalitöötajad — arv sõltub sellest, kui palju asju toimub korraga.
Üks lähenemine on planeerida kõik ja siis hakata ridu eemaldama. Teine on öelda ausalt ette, milline number on realistlik, ja ehitada selle ümber. Teine töötab paremini.
Kes teeb mis ja kus on nihkekoht
On agentuurid, kes planeerivad ürituse ja edastavad briifi alltöövõtjatele, kellega pole kunagi koos töötatud. Ja on meeskonnad, kelle oma inimesed tsiteerivad, ehitavad, paigaldavad ja viivad õhtu läbi. Erinevus ei ole hinnakujunduses — see on selles, mis juhtub siis, kui midagi läheb valesti viis minutit enne algust.
Me — After 5 Events — oleme teine. Sama meeskond, kes vastab kõnele, ehitab ruumi. See ei tähenda, et me ei kasuta kunagi kedagi väljastpoolt, vaid seda, et me teame, kes nad on ja millega nad toime tulevad.
Mida otsustada enne esimest kõnet
Kuupäev — kas see on fikseeritud või saab liigutada nädala võrra?
Publiku suurus — kas plaan on viiskümmend või sada, sest ruum ei skaaleeru tagantjärele.
Demo formaat — kas toode on ekraanil, laual, inimese käes?
Kas filimitakse ja kas see on livestream või salvestus?
Kes otsustab — üks inimene või kolm, ja kui kaua vastus võtab.
Ülejäänu saame rääkida.