After 5 EventsKülaliste nimekiri enne saali
Partnerite kaasamine pole viisakuse küsimus. See on arv, mis muudab eelarve reaalsuseks. Kakskümmend inimest mahub laua taha ja saab hakkama ühe mikriga. Neljakümmend vajab paigutust, mille puhul pole kedagi seljaga uksele, ja heli, mis katab terve ruumi. Kaheksakümmend on õhtu, mille puhul eraldi tekib küsimus, kus riputatakse riided.
Otsus, kas partner tuleb kaasa, pole neutraalne. Kedagi, kes ei joo, ei jäta sa paremini kaasatuks, kui lisad tema kõrvale inimese, kes üritust ei tööta. Aga külaliste nimekiri lukustab tegelikult kõik muud otsused — menüü, ruum, kellaaeg, millal lõpetada — nii et seda ei saa lükata.
Ruum ja ettekanded
Bürool ei ole üritus selleks, et midagi tunda, vaid selleks, et midagi öelda — ja klient kuuleb. See teeb kõnest tehnilise küsimuse. Saal, kus partneri sõnavõtt kõlab selge ja pingutuseta, ei ole sama saal, mis sobib õhtusöögiks.
Kõnelemiseks vajad ruumi, mis ei viska heli tagasi. Klaaspind teeb seda. Kõrge lagi ka. Mikrofon aitab valjust, aga ta ei paranda seda, et laudade vahel segab lauseid kokku kaja. Kui kõne on tähtis, siis ruum valitakse kõne jaoks ja söök pannakse paika sinna järele. Teistpidi ei tööta.
Alkohol ei ole kultuuriküsimus
Iga personalijuht teab kolleegi, kes ei joo, ja teab, et ta tunneb ennast iga ürituse ajal võõrana. See pole lahendatav, kui üritus ise on struktureeritud alkoholi ümber — tervitus klaasiga, toast lahkumine sigarettidele, viimane jook. Kui see inimene on oluline, siis üritus ehitatakse teisiti.
Praktiliselt: õhtusöök algab söögiga, mitte seistes vastuvõtuga, ja lõpetab kümneks, mitte keskööks. Sellel on ka teine tagajärg: rahulikum õhtu maksab vähem, sest baaritarbimine on poole lühem.
Alkoholipoliitika on vähem oluline kui asjaolu, et kellelgi peab olema volitused õhtul otsustada. Personalijuht ei saa olla samal ajal külaline ja see inimene. Keegi peaksõltlane peab selleks olema ja ta ei tohi sel õhtul juua.
Kliendi olemasolu muudab kõike
Kui nimekirjas on klient, siis üritus ei ole enam meeskonna jaoks. See on esinduslik ja seda koheldakse nii. Keegi ei jää riietusruumis tolle kümneks minutiks kauemaks, kui arvati. Menüü on see, mida kliendile pakutakse, mitte see, mis meeskonnale meeldib.
See tähendab ka, et viisakusest tingitud otsused — partner kaasa — muutuvad keeruliseks. Klient eeldab vestlust, aga partneri kaasamine muudab laua isiklikuks. Pool partneritest ei tööta samas valdkonnas ja neil pole vestlusainet. Teine pool teeb, ja siis sa pole enam ürituse korraldaja, vaid õhtu, kus kaks advokaati räägivad kaasusest ja neli inimest vaatab kella.
Mis tehniliselt toimub
Üks ettevõte planeerib, edastab tellimuse alltöövõtjale, teenib igalt realt. Teine ettevõte — see, kelle omad inimesed hindavad, ehitavad, mängivad ja jooksevad õhtu — teeb kõik ühe ekipaaži käega. See pole müügiargument. See on fakt selle kohta, kuidas töö tehakse, ja see määrab, kas mikrofon töötab, kui partner tõuseb püsti.
Tehniliselt: heli ja valgus riputatakse hommikul, katsetatakse kaks korda, ja õhtul on ruumis keegi, kes teab, kuidas see püsti pandi. Ettekande puhul tähendab see, et mikrofon läheb sisse ilma praginata ja kõne ei kao laudade taha. Õhtusöögi puhul tähendab see, et valgus ei ole liiga ere, aga keegi ei uuri menüüd telefoni tulega.
Eelarve ja see, mida ei saa hiljem lisada
Pea kohta arv eksisteerib finantsjuhi tabelis, enne kui keegi on küsinud, kas ruum peab olema pimedaks tehtav või kas lava peab taluma kahte kõnelejat korraga. Mõned asjad ei ole aga kauplemiskoht. Heli, mis töötab kogu ruumis, maksab seda, mida ta maksab, ja odavam variant pole odavam — ta lihtsalt ei tööta.
Kui eelarve on liiga napilt arvutatud, siis personalijuht saab valida, mida mitte teha, mitte seda, kuidas sama asja odavamalt teha. Bürooüritus, kus kõneleja ei kõla hästi, on ebaõnnestunud üritus. Bürooüritus ilma esineja või tantsupõrandata ei ole ebaõnnestunud — see on lihtsalt teine üritus.
Otsus, mis sul nüüd on
Kui nimekirjas on klient või partner, sa ei korralda seda ise. Liiga palju peab toimima esimesel katsel. Kui see on puhtalt meeskond, lauaõhtu ja kõne, ja sa tead ruumi, siis sa võid — aga tehnilise poole peab keegi niikuinii ehitama.
Enne kui helistad, otsusta kolm asja: kas partner tuleb kaasa, kellaaeg, millal lõpetada, ja kes vastutab sel õhtul otsuste eest. Kõik muu lähtub neist.