After 5 EventsRuum enne programmi
Otsus algab ruumist, sest ruumi ei saa hiljem vahetada. Kõik ülejäänud — menüü, ajakava, esinejad — on paindlikud, aga kui lagi on madal või internetiühendus nõrk, siis ei aita ükski dekoratsioon.
IT-ettevõtte puhul on kaks nõuet, mis välistavad enamiku kohti kohe alguses. Esiteks interneti kiirus ja stabiilsus — pool meeskonda vaatab veebi kaudu ja nad peavad nägema kõike, mida saalis näidatakse. Hotelli konverentsiruum lubab tavaliselt Wi-Fi'd, aga kas see talub kolmekümmet seadet korraga, millest pool salvestab? Küsi seda enne.
Teiseks heli ja ekraan. Kui keegi räägib inglise keeles ja pool publikust istub kodus kõrvaklappidega, siis peab kõla olema selge mõlemas suunas. Ruum, kus on palju klaasi, viskab heli tagasi; madal lagi summutab selle ära. Mõlemad on parandatavad, aga see nõuab aega ja raha, mida tavaliselt ei arvestata.
Kaugtöötajad ei ole lisandus
Kui planeerid sündmust, kus osa inimesi on Zoomi teel, siis nad peavad olema sees juba disaini faasis, mitte lisatud viimasel hetkel ühe sülearvutiga laua nurgas.
See tähendab: eraldi kaamera publikule, mitte ainult esinejale. Heli, mis läheb veebi, peab olema segatud teisiti kui see, mis tuleb saali kõlaritest. Ja keegi peab hoidma pilti — vahetama kaameraid, jagama ekraani, reageerima, kui keegi kaob või ei kuule.
See on roll, mida ei saa teha korraldaja ise, sest korraldaja peab sel ajal lahendama kõike muud. Kui veebipool ei tööta, siis pool meeskonnast ei tule järgmine kord kohale.
Alkohol ja see, kes ei joo
IT-sektoris on tavaline, et osa inimesi ei joo, osa ei taha tantsida ja osa lahkub kohe pärast sööki. Kui programm eeldab, et kõik jäävad kaheksani ja osalevad kõiges, siis sa kaotad poole publikust esimese tunni jooksul.
Alkoholipoliitika on sinu otsustada, aga see peab olema selge ja võrdne. Kas ettevõte maksab kõik joogid, kas on limiit, kas vein laual või baar nurgas? Viimane variant — baar eraldi ruumis — lahendab kaks asja korraga: need, kes ei joo, ei pea istuma õlle kõrval, ja need, kes joovad, ei sega neid, kes ei tee.
Teiseks: paku alternatiivi, mis ei ole karistusvariandiks mõeldud. Kui mittealkohoolne valik on ainult vesi ja mahlakann laudade peal, siis see ütleb inimestele, et nende valik ei olnud planeeritud. Kohvik, mis on lahti kauem kui peamenüü, või kokteilid, mis on tehtud hästi, annavad kõigile väljapääsu.
Programmi pikkus ja sundus
IT-meeskonnad ei talu pikki tseremooniat. Kui keegi peab rääkima, siis üks inimene, kümme minutit, ja ta peab teadma, et mikrofon lõigatakse maha, kui aeg saab läbi.
Programm, mis ootab, et kõik istuvad paigal pool tundi, kaotab tähelepanu esimese viie minutiga. Parem on lühike tervitus, siis söömine vabas rütmis, siis need, kes tahavad, jäävad muusika juurde. Kes tahab lahkuda pärast toitu, peab saama seda teha ilma et peaks selgitama.
DJ töötab paremini kui bänd, kui publik on segane — osa tahab rääkida, osa tantsida. Bänd nõuab tähelepanu; DJ annab tausta, mis ei käi peale.
Eelarve ja see, mida asutaja loeb
Enamasti on sul eelarve inimese kohta ja see peab välja nägema mõistlik arvel, mida asutaja loeb. See tähendab, et kulud peavad olema nimetatud nii, et nad ei näe välja nagu raiskamine.
'Tehniline tugi' on erapooletu ja õigustatud; 'dekoratsioon' ei ole. 'Videosilla haldamine' selgitab, miks keegi töötab terve õhtu; 'atmosfäär' ei selgita midagi.
Kui pakkuja saadab pakkumise, kus iga rida on müüdud kolmandalt poolelt ja iga teenuse peale on lisatud marginaal, siis lõplik arve on suur ja selle ülesehitus ei ole kaitsev. Kui sama ettevõte teeb ise helitöö, valguse, publiku haldamise ja videosilla, siis arve on lühem ja selgem.
After 5 Events on meeskond, kes pakub, ehitab, jooksutab ja lammutab — sama brigaad, kes hommikul ukse avab, on õhtul veel kohal. See ei tähenda, et kõik on odavam, aga see tähendab, et iga otsus on tehtud inimese poolt, kes teab, kuidas ruum töötab.
Mis peab olema otsustatud enne kõnet
Kui helistad kellelegi, siis pead teadma nelja asja. Esiteks: mitu inimest saalis ja mitu veebi teel. See määrab tehnika ja ruumi. Teiseks: kas on kõne, esitlus või video, mis peab olema näha mõlemas suunas. See määrab ekraani arvu ja paigutuse.
Kolmandaks: kui kaua sündmus kestab ja kas inimesed peavad saama lahkuda vahepealt. See määrab ruumi paigutuse — toolid ridades või lauad hajutatult. Neljandaks: mis on eelarve kokku ja mis osa sellest on paindlik.
Kui need neli on selged, siis saad pakkumise, mis lähtub tegelikust vajadusest. Kui need ei ole selged, siis saad pakkumise, mis katab kõike ja maksab rohkem kui vaja.