After 5 EventsAlusta ruumist, mitte programmist
Tiimil on kümme kuni kuuskümmend inimest. Sa tead, kes räägib kellega ja kes jääb nurka. Ürituse ülesanne on lasta neil rääkida, ja seda ei saa ette planeerida — saab ainult ruumi, kus see juhtub.
Ruum peab olema piisavalt väike, et keegi ei kao, ja piisavalt suur, et grupp ei istu ühes reas. Restoran sobib kümnele, aga mitte kolmekümnele. Konverentsisaal mahutab viiskümmend, aga seal tuleb tahtes-tahtmata program, sest inimesed ei tea, mida muud teha.
Otsusta ruum enne, kui räägid kellegagi. Kui ruum on vale, pole ülejäänu enam parandatav.
Millal see juhtub
Avalikus sektoris toimub üritus tööpäeval, tööajal, oma hoones või avalikus ruumis. Reede pärastlõuna on võimalik; laupäev mitte. Alkoholi pole või on minimaalselt. Programm on ametlik, ja kui personal on kahekeelne, siis on ka üritus.
Kevad ja sügis tähendavad, et välikava vajab katust, mis talub vihma, mitte tenti, mis keeratakse kinni, kui tilgub. Talvel ollakse sees. Suvel võib minna välja, aga üle kakskümne inimese puhul tähendab see telki, kus on valgus, hääl ja toit — ehk üritust, mis on suurem kui ruum, kus see toimub.
Aeg aastas ei muuda ainult ilma. See muudab ka hinda ja saadavust. Juuni on broneeritud märtsis.
Heli on probleem, mida keegi ei nimeta
Tiim tahab rääkida. Restoran, kus ei saa rääkida, ei tööta, hoolimata toidust. Konverentsisaal klaasseinaga viskab heli tagasi. Suur ruum ilma vaibata muudab kõik kõned müratunneliks.
See pole helikvaliteedi küsimus. See on küsimus, kas õhtu töötab.
Kui broneerid ruumi, küsi, kas seal on olnud üritus, kus inimesed rääkisid omavahel. Kui vastus on 'konverents' või 'seminar', siis ei ole. Konverentsil kuulatakse ühte inimest korraga; tiimi õhtul peavad rääkima kõik.
Kui ruum on vale, tuleb tuua heli. See ei tähenda kõlarit. See tähendab mikse, lava või tsooni, kus programm toimub, ja letti või lauda, kus ei toimu. Restoran ütleb, et neil on heli. Nad mõtlevad taustamuusikat. See ei ole sama asi.
Eelarve ja dokumentatsioon
Avalikus sektoris kehtivad hankereeglid üle teatud piirmäära. Iga tarnija peab näitama, mida osteti ja miks. Pakkumus peab olema kirjalik ja ridade kaupa lahti kirjutatud.
See tähendab, et hinna küsimine telefonis ei tööta. Sa vajad pakkumust, kus on loetletud ruum, hääl, valgus, personal, transport ja toit — eraldi ridadel, mitte paketina. Kui kontrollija küsib, mida köitis maksab, peab vastus olemas olema.
Agentuure on kahte sorti. Üks planeerib ja edastab briifingi alltöövõtjatele, kellega pole varem koostööd tehtud, teenides igal real. Teine tsiteerib, ehitab, esineb ja juhib õhtut oma inimestega. Vahe pole hinnas. Vahe on selles, kes vastutab, kui midagi läheb valesti.
Sa ei pea valima odavaimat, aga pead põhjendama, miks valisid. Põhjendus on dokumentatsioon — mis oli kaasas, mis jäi välja ja miks.
Välisplaan, millel pole katust
Kõige tavalisem viga on välisüritus, millel pole katust. Mitte 'äkki on ilus ilm', vaid katus.
Telk, mis on kinni kruvitud, maha ankurdatud ja hommikul üles pandud, mitte õhtuks kokku pandud. Põrand, mis on tasane ja püsib kuiv. Valgus, mis toimib, kui päike loojub enne, kui üritust lõpetad. Vooluühendus, mis kannab, mida vajad, mitte mis juhuslikult platsil on.
Väike grupp kümne inimesega talub improvisatsiooni. Kolmkümmend ei talu. Kui läheb vihmale ja sul pole, kuhu minna, on õhtu läbi.
Otsusta kevadel ja sügisel, kas üritust saab teha ka vihma käes. Kui ei saa, siis tee siseruumis.
Personal ja keeled
Kui töötajad räägivad eesti ja vene keelt, peab õhtu seda arvestama. Programm on kahekeelne, menüü on kahekeelne, teated on kahekeelsed. See pole viisakus. See on tingimus, et kõik teavad, mis toimub.
See ei tähenda tõlget. See tähendab, et juht, kes tervitab, räägib mõlemas keeles, ja laudade nupp või slaid ekraanil on mõlemas keeles. Inimene, kes ei saa aru, ei jää.
Kui tegemist on ministeeriumi või ameti üritusega, on oht, et keegi küsib, mida pidu maksis. Vastus peab olema kaitsev, mitte vabandav. Ürituse eesmärk oli meeskonna tunnustamine. Eelarve oli X. Kõik read on dokumenteeritud. Alkoholi ei olnud või oli minimaalselt. Õhtu toimus tööajal.
See ei ole rünnak. See on küsimus, millele on vastus.
Viga, mida tehakse rõõmsalt
Tiimijuht, kes korraldab esimest korda, teeb vea rõõmsalt: broneerib koha, mille ta teab, unustab, et seal ei ole heli, ja arvab, et 'toome kõlari kaasa'.
Üks kõlar ei tööta. Üle kümne inimese puhul vajad miksi, kõlaripaar ja kedagi, kes seda juhib. Restoran ütleb, et neil on tehnika. Neil on taustmuusika kõlar, mitte PA. Kui keegi peab rääkima, ei kõlba.
Teine viga on broneerida ruum enne, kui sa tead, mitu inimest tuleb. Viiskümmend kinnitust tähendab kolmekümmet viit kohale jõudnut. Kui broneerisin viiekümnele ja tuli kolmkümmend viis, on ruum tühi ja õhtu külm.
Kolmas viga on jätta toit lõppu. Toit ei ole kõige tähtsam, aga see on ainus asi, mida kõik märkavad. Kui toit hilineb pool tundi, on pool tundi aega, kus keegi ei tea, mida teha.
Mis nüüd
See juhend kirjutas After 5 Events — meeskond, kes ehitab ruumi ja juhib õhtut. Me ei planeerida ja edasta. Me tsiteerime, ehitame ja oleme seal.
Otsus, mille ees sa seisad, pole veel 'keda kutsuda'. Otsus on 'kas ma vajan kedagi'. Kui tiim on kümme inimest, õhtu on restoran ja sa tead omanikku, siis tõenäoliselt ei vaja. Kui grupp on kolmkümmend, ruum pole su oma ja peab olema heli, siis vajad.
Enne, kui helistad, otsusta: mitu inimest tuleb, millal see juhtub, kas see on sees või väljas, ja kas ruum, mille sa silmas pead, on seal varem toiminud üritus, kus inimesed rääkisid. Need neli asja määravad kõik ülejäänu.