Firmaürituste korraldamine — turundusjuhi juhend IT-ettevõttes

Ruumi otsus tuleb enne kontsepti

Kõige sagedamini läheb nii: meeskond kiidab heaks slaidi, kus on suur ekraan, logo valguses ja publik poolringis. Siis selgub, et ruum mahutab küll inimesed, aga lai ekraan ei mahu seina äärde, projektor viskab varju esinejale ja logo kohale riputatud valgustit ei saa seal laest kinni. Esimene versioon tühistatakse kolm nädalat enne ja asendatakse sellega, mis ruumi sobib.

Otsus käib nii: esmalt arvuta, mitu inimest tuleb kohale ja mitu ekraani taha. Siis vali ruum, mis mahutab publiku ja tehnilise tsooni – kaheksa ruutmeetrit puldile, juhtmetele ja varuarvutile. Alles siis kirjuta üles, mida laval näha peab.

Kui on valida ruumi ja visuaali vahel, võta ruum. Visuaali saab kohandada. Ruumi ei saa.

Mida kaugosalejad vajavad füüsiliselt saalis

Stream ei ole lihtsalt laptop Zoomis. Inimene, kes vaatab ekraanilt, peab kuulma kõnelejat ilma kajata, nägema slaide loetavalt ja tajuma, et ta on üritusel, mitte koosolekul.

See tähendab:

• Eraldi helisignaali streami – mitte ruumi mikrofoni, mis püüab kõike, vaid puhast liiniteed puldist arvutisse.
• Kaamerale mõeldud valgust. Kui ruum on hämar meeleolu pärast, kaameras on nägu hall ja taust must. Näole peab langema valgus, mis ei piina saalis istujat, aga loeb sensoris.
• Tagasiside kanali. Kui kaugosalejad saadavad küsimusi chatti, peab keegi saalis neid nägema ja lavale tooma. See ei ole tehniline ülesanne, see on rollijagamine enne üritust.
• Prooviaega. Ühendus peab olema testitud enne, kui publik saabub. Kell kuus õhtul pole aeg teada saada, et ettevõtte tulemüür blokeerib väljuva video.

Remote meeskond tunneb end kaasatuna siis, kui nende kaader on osa lavakujundusest – ekraan, mis on alati näha, mitte midagi, mis vajutatakse sisse küsimuste ajaks.

Bränd ruumis: logo ja valgus

Teil on logo ja värvid, ja need peavad ilmuma. Küsimus on, kuhu ja kui suurelt.

Projektsioon seinale töötab. Goboprojektsioon – logokujuline valgusviil – töötab. Logo trükk kolme meetri kõrgusele kangale töötab, kui tegu on pressiüritusega, kus tagataust peab olema sama igas kaadris. Mis ei tööta: ülitugev logo, mis võistleb sisu vastu. Foto ei tohi olla logost, vaid inimestest logo taustal.

Valguse värv annab ruumile tooni. Kui bränd on sinine, saab saal olla sinine – aga mitte näod. Näole langeb neutraalne või soe valgus, stseen ja seinad võtavad värvi.

Kui fotograaf tuleb, räägi valgustajaga ette. Hämar publik loob meeleolu, aga kaameras kaob ära. Esimese rea ees peab olema valgust, mis ei paista silma, aga loeb sensoris.

Heli, mida publik ei märka, on hea heli

Teie publik töötab päevas kaheksa tundi kõrvaklappidega. Nad kuulevad kohe, kui heli on pehme, kui see kajab, kui mikrofon vingub. Nad ei ütle midagi, aga nad logivad välja.

Mis peab olema:

• Traaditult mikrofonid kõnelejatele. Juhtmega mikrofon seob inimese puldi külge ja lavale. Lavalier jääb rääkija rinda, ei sega liikumist ja ei kao kaadrist välja.
• Vaikne taust. Kui ruum on kõva – klaas, betoon, kõrge lagi – siis heli peegeldub. Akustiline paneelid või riidest sein seda ei eemalda, aga pehmedaks teeb küll.
• Heli proov koos sisu proovidega. Esinejad ei räägi proovis sama valjult kui publiku ees. Mikrofon häälestatatakse enne uksi.

Ja livestream vajab oma heli. Ruumi mikrofonid ei sobi – need püüavad naeru, tooli kriginat ja õhkkonditionääri. Stream saab heli otse puldist, puhta liini.

Programm, mis jätab ruumi hingamiseks

Teie meeskond tuleb, kui nad tahavad tulla. Sundus ei tööta ja pikk programm on sundus.

See tähendab:

• Ametlikku osa ei tohiks olla rohkem kui kolmkümmend viis minutit järjest. Kui juht peab rääkima, siis rääkida lühidalt. Kui on slaidiesitlus, siis slaididel peab olema number ja lõpp.
• Paus ei ole ebaõnnestumine. Paus on hetk, mil inimesed räägivad omavahel, ja see on pool ürituse põhjusest.
• DJ või muusika tuleb siis, kui ametlik osa lõpeb, mitte varem. Taustamuusika kõnede ajal lämmatab sõnad ja ärritab neid, kes kuulavad.

Kui pool meeskonnast on remote, ei tohi õhtu olla kaks erinevat sündmust. Kõnelejad pöörduvad mõlema publiku poole, ekraan näitab mõlemat ruumi, ja kui keegi remote'ist küsib, siis küsimusele vastatakse valjusti, et saal kuuleks.

Mis vahe on agentuuridel

On kaks liiki ürituste tegijaid. Üks planeerib ja saadab briifi edasi alltöövõtjatele, kellega pole kordagi koos sein ehitatud. Iga rida broneering on oma vahe peal. See ei ole halb, kui eelarve on väga suur ja aega vähe, sest korraldaja teab, kellele helistada.

Teine viis on see, et sama meeskond, kes tsiteerib, riputab ka valgustid, häälib süsteemi ja viib õhtul juhtme puldini. Hinnas ei ole vahet, ainult see, kes selle teenib, ja kui midagi läheb valesti, siis inimene, kes ehitas, on seal.

After 5 Events on teine variant. Sama meeskond, kes selle juhendi kirjutas, on seesama, kes riputab riga ja häälib süsteemi. Mitte koordinaatorid, kes edastavad tellimuse.

Mida otsustada enne kõnet

Enne kui kellelegi helistate, peab olema vastus kolmele küsimusele:

• Mitu inimest tuleb kohale ja mitu jääb ekraani taha?
• Kas üritus on ainult oma meeskonnale või tulevad ka kliendid, ajakirjanikud, partnerid?
• Kas õhtu peab dokumenteerima – foto, video, livestream – ja kui jah, siis mida kaadris näha peab?

Kui teate arvu, tüüpi ja formaati, saab pakkumine tulla vastu spetsiifilise kohta, tehnikaga ja meeskonnaga, kes sobib. Kui neist midagi on paika panemata, läheb esimene voor ümberläbirääkimisteks ja iga muudatus lükkab kuupäeva edasi.