Firmaürituste korraldamine — väikeettevõtte juhi juhend advokaadi- või konsultatsioonibüroos

Kui kaua ette hakata

Kui tegu on õhtusöögiga kümne-viieteistkümne inimesega, piisab kuuest nädalast — eeldusel, et saal on broneeritud ja menüü kooskõlastatud. Suvepäev saja külalisega või aastapäev klientidega vajab kolme kuud, sest iga lisa teenuseliik toob kaasa veel ühe inimese, kes peab olema saadaval samal õhtul samal ajal.

Probleem pole mitte see, et ruume ei ole — Tallinna kesklinnas on valik hea. Probleem on, et iga valitud kuupäev kitsendab kohe tehnikute ja toitlustajate ringi, ja iga järgmine nädal kitsendab seda veelgi. Kui broneerite saali juulis augustikuiseks ürituseks, on pooled helikohvrid juba mujal tööl.

Mida saalirent tegelikult katab

Saal annile tühja ruumi, toolid ja lauad kui tellite, ja elektri seal, kus konnektor juba on. Kui õnne on, tuleb ka tehnik, kes oskab korraldusruumi projektori sisse lülitada.

Mida ei tule: mikrofone, valgustust, mis ei ole lihtsalt lüliti seinal, heli, mis kannab üle kolmekümne inimese, kedagi juhtpuldis, kui midagi lõpetab töötamise. Samuti mitte koordineerimist toitlustajaga, mitte ajakava hoidmist, mitte seda, et keegi avaneb uksele, kui DJ jõuab kohale kaks tundi enne külalisi.

Need read jäävad teile, või te palkate need eraldi.

Mis jääb teie ajast järele

Kui tegelete korraldusega ise, kulub planeerimisele umbes neli päeva — jagatuna kuue nädala peale, aga neli täispäeva siiski. Üks neist läheb pakkumiste võrdlemisele, üks menüü ja tehnika üksikasjade peale, üks logistikale — kes jõuab millal, kellel on võti, kus seisab mööbel — ja viimane kontrollidele nädal enne.

Päeval endal olete kohal neli kuni kuus tundi enne algust, kui tahate näha, kuidas lava üles läheb, kas lauad on seal, kus joonistasele märkisite, ja kas heli tegelikult töötab. Kui ei taha, jõuate kohale koos külalistega ja loodad, et see, mida kirjeldasite meilides, on ka see, mis saali üles läks.

Ohvriks läheb see aeg, mil peaksite olema isand, kes tervitab ja räägib. Sellele lisandub otsustuskoorem: õhtul läheb midagi valesti — mikrofon sosistab, toitlustaja hilineb, külalisi on kolm rohkem kui lubati — ja teie lahendad seda pooltel, sest te olete see, kes teab, kuidas asi mõeldud oli.

Kahe korraldusviisi vahe

On olemas agentuurid, kes võtavad teie briifingi, edastavad selle alltöövõtjatele ja lisavad igale reale oma tasu. Teil on üks kontakt, aga õhtul kohtute inimestega, kes pole kunagi varem koos töötanud ja ei tea, kuidas teie firma asjad käivad.

Teine viis: sama meeskond, kes hinnapakkumise koostas, on ka see, kes riigi üles ehitab, heli seadistab ja õhtul juhtpuldis seisab. Iga otsus jõuab inimeseni, kes seda teostab, ilma vahendajata. Kvaliteet on stabiilsem, sest kogemus on ühine, ja kui õhtul tekib küsimus, teab seda vastama see, kes varustuse paika pani.

See pole müügiargument — see on kirjeldus sellest, kuidas töö toimub. Esimene lahendus on odavam paberil; teine on odavam õhtul, kui probleem tekib.

Mida otsustada enne helistamist

Kontrollige saali lepingut: kas lubatud on oma tehnika, kas pääsete sisse varahommikul, kas õhtu võib kesta kauem kui kümme. Küsige otse, mida saal annab ja mida mitte. "Tehnika olemas" ei tähenda midagi; küsige konkretset nimekirja.

Arvestage läbi, kas tahate õhtul ise korraldada või seal olla. Esimene tähendab, et jääte tööle; teine tähendab, et peate kellelegi võimu andma. Professionaalse teenuse firma juhile on viimane raskem kui esimene.

Otsustage, mis kvaliteedist ei saa loobuda: heli, mis kannab ilma karjumata, valgus, mis sobib ruumiga, toitlustus, mis jõuab õigel ajal. Kirjutage need üles ja pidage sellest kinni, kui hinnad tulevad.

See juhend kirjutas After 5 Eventsi tehniline meeskond — inimesed, kes saabuvad hommikul kaubikuga ja lahkuvad siis, kui viimane kast on tagasi peal.

Otsus, mis nüüd ees seisab

Tahate üritust korraldada ise või osta aega tagasi? Esimene on võimalik, kui teil on nädalaid ja kannatlikkust igaks väikseks detailiks. Teine tähendab, et maksate kellegi eest, kes päeval on tööl ja õhtul ei lahku enne, kui kõik on kästud.

Enne kellegi juurde helistamist: kinnitage kuupäev ja saal, kirjutage üles, mitu inimest tuleb ja millises vormis üritus käib, otsustage, kas tahate ise õhtul juhatada või usaldada seda kellelegi, kes on seda teinud sada korda.