After 5 EventsOtsus, mis tuleb teha enne, kui helistate kellelegi
Kas te ise jooksete õhtul mikrofoniga või seisab keegi nurgast paari meetri kaugusel, kellele saab vaikides näpuga näidata, et kõlar praksub? See pole küsimus selle kohta, kas te tahate abi. See on küsimus selle kohta, kellena te selles ruumis liigute: kui külaline või kui inimene, kes tegelikult vastutab.
Suurem osa väikeettevõtte juhte ei taha abi alguses. Te olete harjunud asju ära tegema ja te tunnete, et agentuuri kaasamine maksab rohkem kui see väärt on. Õige olete te seni, kuni te ei pea samal õhtul olema ka juhataja, kes avab ürituse, ja pereinimene, kes räägib kolleegiga tema lapse koolist. Te ei suuda neid asju korraga teha, kui teie peas käib läbi, kas laudu on ikka õige arv ja kuhu jäi sinine kohver, kus on need USB-d riigipea kõne jaoks.
Mis saali valik tegelikult määrab
Te olete juba valinud selle ruumi. Enne kui olete midagi muud kinnitanud, küsige kolm asja.
Esiteks: kui kaugel on elektrikilp sissepääsust? Sest igaüks, kes toob sinna tehnikat, peab sinna kaabli vedama, ja see määrab, kui kaua riietamine kestab ning kas te vajate lisavõimsust, mida maja ise pakkuda ei suuda. Teine küsimus on lae kõrgus. Madal lagi ei anna valgust kuhugi suunata; kõrge lagi neelab heli nii ära, et kõne kuuleb küll esimene rida, aga viimane mitte. Kolmas küsimus on see, kas ladustamine ja ülesehitus toimuvad samal päeval. Sest kui maja ütleb teile, et pääsete sisse alles neli tundi enne külalisi, siis te vajate suuremat meeskonda ja suurem meeskond maksab rohkem.
Saali omanik ei räägi teile neist asjadest ette, sest tema jaoks ei ole need probleemid. Tema töö lõpeb siis, kui ta on teile ukse lahti teinud.
Kes seda tegelikult ehitab
On olemas kaht sorti üritusettevõtteid. Üks, mille inimesed mõtlevad välja kontseptsiooni, kirjutavad kava ja saadavad siis teie tellimuse edasi alltöövõtjatele, kellega nad pole kunagi koos toas olnud. Iga rida, kust nad vahendusega teenivad. Teine on see, kus samad inimesed, kes teile hinnapakkumise saadavad, panevad ka lava püsti ja viivad heli sisse.
Esimene ei ole halb, kui on piisavalt aega. Teine on ainuke, mis töötab siis, kui asju muudetakse saalis täpselt nii, nagu need alati muudetakse: kõrvalruumis laudu ümber tõstes, sellepärast et neid on kaks võrra rohkem kui arvestati, või kõlarit kümme minutit enne ust nihutades, sest istekohad läksid siiski teistmoodi.
Kui inimesed, kes riietavad saali hommikul, ei tunne inimesi, kes keeravad helitugevust õhtul, siis keegi ei tea, mis juhtub siis, kui mikrofon läheb katki kümme minutit enne kõnet.
Mis te alahindsite ja mis te ülehindsite
Te alahindsite oma aega päeval endal. Te arvasite, et kui kava on paberile kirjutatud ja külalised kinnitatud, siis ülejäänu johtub ise. Ei juhtu. Keegi helistab teile kell neli pärastlõunal ja küsib, kuhu läheb laud kingitustega. Keegi küsib, kas mikrofon on juhtmega või juhtmeta. Keegi küsib, kas lauale tuleb ka vesi või ainult kohv. Teie tähelepanu läheb tuhandeks tükiks täpselt siis, kui peaks mõtlema sellele, millest riigipea räägib ja kas teda on keegi jaamast järgi läinud.
Te ülehindsite seda, mida saali personal teeb. Nad katavad lauad, nad toovad toidu välja ja nad raiuvad äärmisel juhul prügi ära. Nad ei tea teie kava, nad ei tea, kes on oluline külaline ja nad ei tea, millal peab vaikima minema, sest nüüd algab kõne. See on teie õhtu, mitte nende.
Mida nõuavad compliance ja hankeprotsess
Finantssektoris ei ole ükski külalisloetelu lihtsalt nimekiri — see on ka registreeritud dokument. Alkoholi kogus ja kingituste väärtus käivad läbi poliitikast, mida te ei kirjutanud ja mida te ei saa muuta. Pärast seda tuleb arve, mis peab jagunema õigete kuukoodide vahel ja vastama hankedokumendile, kui selline oli tehtud.
See ei ole teie probleem selleni, kuni on kellegi teine probleem. Kui te korraldame ise, siis see on teie probleem. Te ei saa tagasi minna ja küsida, et kas me saame selle arve ümber teha, sest teil on vaja kahte eraldi rida. Küsige varem. Küsige enne, kui hinnapakkumine muutub arvataks.
Õhtu, mida mäletatakse, versus õhtu, mida ei mäleta keegi
Teie risk ei ole kaos. Teie risk on igavus. Õhtu, kus kõik toimus täpselt plaani järgi, kõik istusid õigel kohal, kõik sõid ja lahkusid ja ükski inimene ei mäleta sellest midagi kuu pärast.
See juhtub siis, kui te jätate õhtu täielikult struktuurile. Laud, toit, kõne, kohv, ära. Ei juhtu midagi, mis ei olnud ette kirjutatud. Ja seetõttu ei juhtu ka midagi, mille üle rääkida.
Paradoks on see, et hetk, mida mäletatakse, on ikkagi planeeritud — aga planeeritud selleks, et tunduda planeerimata. Riigipea tõuseb keset kõnet lavalt maha ja läheb laua juurde, kus istub keegi, kellest ta just rääkis. See ei olnud juhuslik. Keegi kirjutas selle stsenaariumi ja keegi testis, et mikrofon ulatub sinna lauda ja et valgus järgib teda sinna. Aga õhtul tundub see spontaansena ja seda mäletatakse.
Kellele need read kirjutab
Need read on kirjutanud After 5 Eventsi meeskond. Meie inimesed riietavad saale enne seitsmet hommikul, paigaldavad heli ja valguse ja on ikka veel seal öösel kell kaks, kui viimane kast läheb tagasi peale. Me ei kirjuta teile sellest, kuidas on olla üritusel. Me kirjutame sellest, kuidas on seda üritust ehitada, sest me oleme need, kes seda teevad.
Mis otsus teil nüüd ees seisab
Otsustage, kas te soovite olla õhtul külaliseks või jooksma panevaks mehhanismiks. Kui esimene, siis te vajate kedagi, kes on seal tund enne teid, jääb tunniks pärast teid ja ei küsi teilt õhtul poolel mitte midagi, sest ta teab juba vastust.
Enne kui helistate kellelegi, otsustage kaks asja: esiteks, kas te tahate oma inimesi saalis või alltöövõtjaid, keda koordineerija pole kunagi näinud, ja teiseks, kas hinnapakkumine võib sisaldada ridu, mida te ei saanud ette näha, aga mis tekivad alati sellistes ruumides. Kui te ei taha üllatusi, siis läheb teil vaja inimest, kes on seda saali enne näinud, mitte kedagi, kes saadab teile Excelis mudeli ja loodab parimat.