After 5 EventsMis toimub enne, kui keegi saabub
Programm algab kell kuus. Keegi peab olema seal kell kolm. Heli läheb üles, ekraan läheb katki, Zoom peab ühenduma, kõlarid peavad toimima samas ruumis, kus mikrofon on lahti. See kõik võtab aega ja läheb valesti.
Kui tellisite ruumi koos tehnikaga, siis see tehnika on seal, aga seda ei käivita ega katsetata koha enda poolt. Käivitab see, kes selle üles seadis — kes iganes see on. Kui see oled sina, siis sa ei ole võõrustaja. Sa oled mees juhtmega käes.
Kes käivitab, kes jookseb, kes parandab
Vahet on kaht tüüpi agentuuri vahel. Üks võtab tellimuse vastu, saadab pakkumise, edastab selle alltöövõtjatele ja saab igalt realt vahelt. Teine ehitab oma inimestega, oma varaga, oma kätega. Esimene vastab e-kirjadele kiiresti; teine teab, kui palju aega läheb sellele, et tõmmata kaabel korruse otsa.
Kui midagi läheb valesti õhtul, siis esimene helistab kellelegi. Teine on seal.
Tarkvaraettevõttes see vahe tuntav on. Kaugrahvas tuleb Zoomiga — ekraan ja mikrofon peavad toimima esimesel katsel, sest teisel katsel on pool tiimiõhtut juba mööda. Keegi peab teadma, et Zoom ja kohalik heli omavahel võitlevad, ja peab selle lahendanud olema enne, kui esimene inimene saabub.
Mida koht ise teeb ja mida mitte
Koht annab ruumi. Mõni annult toitu. Mõni lubab tehnikat, ja see tehnika on olemas, aga keegi ei tule seda kolm tundi enne käivitama. Koha töötaja avab ukse, näitab, kus võti on, ja läheb tagasi oma tööle.
Sa eeldasid, et keegi on seal, kes teab, kuidas ekraan käivitub. Ei ole. Keegi, kes teab, kuidas mikrofon ruumis kõlab, kui sada inimest on sees. Ei ole. Sina pead teadma, või keegi, kes sinuga tuli.
Enamus väikeste ettevõtete õhtuid läheb katki täpselt seal.
Mis juhtub, kui sa oled samal ajal võõrustaja ja IT-tugi
Esimene pool tundi: sa jooksed, kontrolled, kas Zoom ühendub, kas kaugtöötajad kuulevad, kas slaidid töötavad. Teine pool tundi: sa seisad ukse juures ja tervitad inimesi. Kolmas pool tundi: juhataja tahab kõnelda, mikrofon ei tööta, ja sa oled tagasi juhtmete juures.
Sa ei istu maha kogu õhtul. Õhtu, mis pidi olema vaba aeg meeskonnale, on sinu jaoks teine töövahetus, ja inimesed näevad seda. Eelkõige kaugtöötajad, kes vaatavad ekraani, kus kaks minutit ei ole kedagi, sest sa oled lahendamas midagi nurgas.
Parim väljund on õhtu, kus sa oled külaline oma üritusel. Halvim on see, kus sa oled ainus, kes teab, kuidas asi töötab, ja kõik tuleb sinu juurde, kui see ei tööta.
Auditooriumi ootus: tarkvaraettevõttes kõrge
Sinu inimesed teevad tööd ekraani taga kogu päeva. Nad teavad, kui heli on halb. Nad teavad, kui ekraanipilt on hägune. Nad ei ütle seda valjusti, aga nad märkavad, ja see värv jääb ürituse peale.
Rahvusvaheline meeskond, noor, inglise keel töökeelena ka Tallinnas — nad on allergised sunditud lõbule ja pikale istumisele. DJ töötab. Lauad ja kolm kõnet ei tööta. Õhtu peab liikuma, peab olema vaba, ja kaugtöötajad peavad tundma, et nad on sees, mitte et neid salvestatakse.
Kui ekraan läheb katki, või kui heli on kehv, või kui Zoom kukub kolm korda välja, siis ei tule keegi järgmine kord kohale.
Kus eelarve tegelikult kulub
Raha ei ole probleem. Omanik loeb iga arvet, aga kui number on põhjendatud, siis on raha olemas. Kvartaalne eelarve, peakohta arvestades hea, aga kulutus peab välja nägema nagu otsus, mitte kui agentuuritasu, millele on igale reale margenaal peale pandud.
Enamik eelarvest läheb sellele, et õhtul midagi ei lähe valesti. Heli. Ekraan. Ühendus. Inimene, kes on seal kolm tundi enne ja kes jääb sinna kuni lõpuni. See inimene on kulurea sees, aga see on ka vahe selle vahel, kas sa oled võõrustaja või tehnik.
Teise suure osa neelav: see, et kaugrahvas ei tunne end nagu ekraan nurgas, kuhu keegi ei vaata. Heli peab toimima mõlemas suunas. Kaamera peab olema seal, kus nägu on näha, mitte lae all. Keegi peab jälgima chatti, kui keegi kaugelt midagi küsib.
Otsus, mis tuleb teha enne helistamist
Kas õhtul tahad olla see, kes teab, kus lüliti on, või see, kes räägib inimestega?
Kui tead täpselt, mida teed ja kellega sa töötad, ja sul on aega kolm tundi enne ja kaks tundi pärast, siis võid teha ise. Kui aga tahad, et õhtu toimib ja sina oled seal külalisena, siis keegi peab olema, kes ehitab ja jookseb ja parandab.
Otsusta enne helistamist: - Kas koht annab tehnika kätte või käivitab selle ka? - Kui suur osa meeskonnast on ekraanil ja kas nad peavad kuulma sama hästi kui saalis olijad? - Kes seisab ukse juures esimesed pool tundi ja kes jookseb, kui midagi ei tööta?
See on otsus, mille pead tegema kohe. Kõik muu saab hiljem paika, aga see valik määrab, milline õhtu sul on.
Meie oleme After 5 Events — rahvas, kes ehitab ruumi, käivitab süsteemi ja on seal, kui miski läheb valesti. Mitte planeerijad, vaid need, kes tõmbavad juhtme sisse.