After 5 EventsKui kaugel on kuupäev
Üle kahe kuu: hange on võimalik. Oled kindel, et saad pakkumisi. Alla kuu: ei ole. Helistu täna, küsi kõiki korraga ja vali homme.
Kui tellimuse summa ületab hankepiiri — ministeeriumides praegu tavaliselt kakskümmend tuhat — siis ostmine aeglustub nädalate võrra. Arenda sisemist ajakava sellest tagasi. Kui keegi ütleb oktoobris, et detsembris on üritus, mille eelarve on neljakümne peal, ei ole küsimus, kas tahad head pakkumist. Küsimus on, kas saad üldse.
Kus see toimub
Kui sul on oma saal — konverentsikeskus, mõisa saal, ministeeriumi esinduskorrus — siis pool tööd on tehtud. Ülejäänu on tehniline: kas seal on lava, valgus, heli, toolid, köök. Kui neid pole, keegi toob.
Kui otsite ruumi väljast, küsi enne, kui broneerin:
- Kas saal mahutab inimesed istuma või seisma, sest laudadega vahe on topelt.
- Kas heli on olemas või tuleb tuua. Lae kõlar on heli olemas; mikrofon sellega ei tööta.
- Kas elektrit on piisavalt. Kui vastus on 'jah, meil on pistikud', pole.
- Kas saab sisse sõita kaubikuga. Kui ei saa, kandmine lisab tundi.
Mis formaadis
Päevane vastuvõtt: saabumine, sõnavõtt, kerge ein, lahkumine kahe tunni sees. Ei ole lava, ei ole programmi, on mikrofon püsti asetuses ja akustiline kolmnurk, et juht ei karjuks.
Poolametlik kokkutulek: teadmiste jagamine, tunnustamine, kohtumine. Inimesed istuvad osa ajast ja liiguvad osa ajast. Vajad lava, ekraani, heli, valgust, mida saab muuta.
Piduõhtu: riiklik tähtpäev, asutuse aastapäev, tiitli andmine. Kõik on laua taga, on menüü, on kõned, võib olla esinejad. Valgus peab kuulama programmi: ere kõneks, vaikne eineks, värviline lavale. See ei juhtu ise.
Kes veel laua taga istub
Ametlikul üritusel on keel probleem esimesest lausest. Vahel pool ruumi eesti, pool vene; vahel pool eesti, pool inglise. Vahel kõik kolm.
Kui kõned on kahes keeles, on kaks mikrofoni. Kui slaidid on kahes keeles, keegi peab neid vahetama või need on kaks ekraani. Kui menüü on kahes keeles, keegi on selle tõlkinud ja keegi on lugenud järgi.
Mitte ükski asi lisandub ise.
Kus läheb raha
Ruum, laudu ja toole kui neid pole, tehnika — heli, valgus, ekraan — lava kui peab, toit-jook, inimesed, kes need kohale toovad ja kes kõike juhivad. Kui tahad, ka esinejad, aga see pole meie teema — meie toome lava, millel nad on.
Riigihange nõuab arvet, kus on kirjas, mis telliti. Mitte 'üritusteenus' vaid 'kaks juhtmevaba mikrofoni, kaksteist PAR-valgustit, helipult kuueteistkümne kanaliga'. Töövõtt on, et on kaks liiki asutust: üks, kes planeerib ja saadab tellimuse edasi allurahastajale, teenides igalt realt, ja teine, kelle oma inimesed hindavad, ehitavad, paigaldavad ja juhivad õhtut. Vahe on näha pakkumise struktuurist — kas seal on kirjas töö või seal on kirjas vahetus.
Millal võtta abi
Kui üritus on pikk, osalejaid üle kaheksakümne, programm vaheldub või ruumis pole varem sellist tehtud — siis juba pakkumiste küsimise hetkel.
Kui küsid pakkumist, kirjelda:
- Mitu inimest tuleb.
- Mis formaadis — kas istuvad, kas on kõnesid, kas süüakse.
- Mis keeltes.
- Kui kaua kestab.
- Kas on oma ruum või mitte, ja kui on, mis seal juba on.
Vastus, mis tuleb tagasi, ütleb, kas see asutus teab, mida küsid.
Mis jääb sinu otsustada
Kuupäev, eelarve ja ruum — need kolm pead teadma enne kõnesid. Ülejäänu on läbirääkimine: kas lava või mitte, kas esinejad või mitte, kas valgus jääb üheks või liigub programmiga.
Mida ei saa asendada, on aeg. Kui helistad nädal enne, ei saa head vastust, sest head vastust ei ole enam olemas.
Selle lehe kirjutavad After 5 Eventsi inimesed — meie toome tehnika, ehitame ruumi ja jääme õhtuks. Aga enne kui helistad, otsusta: kas vajad kedagi või oled kindel, et tead, mis on vaja. Teine neist on aus vastus — esimene ainult siis, kui tead, mida ruumis juba on ja mida veel vaja läheb.