After 5 EventsAlusta külalise teekonnast, mitte laudade arvust
Külastaja saabub, otsib parkimiskohta või bussipeatust, leiab ukse, loovutab jope, liigub saali. Esitlus toimub, toode näidatakse, keegi räägib. Siis jook, vestlus, lahkumine. Iga samm nõuab ruumi ja aega.
Planeerides arvesta nende liikumistega. Kas garderoob on sissepääsu kõrval või saali teises otsas? Kas inimesed peavad trepist üles minema? Kas WC-d on nii, et järjekord ei blokeeri baari?
Kõik see on otsustatud enne, kui sa lava asukohta paika paned.
Pinda on kahte sorti
Ruumi müüakse ruutmeetrites, aga see number ei ütle, kui palju inimest ära mahutab.
Seismas mahub rohkem kui istudes. Istudes laudade taga mahub vähem kui istudes toolidel ilma laudadeta. Kui esitluses on lava, ekraan ja demonstratsioon, ei saa esimese rea toole lava alla suruda – vajalik on vahe. Kui peale esitlust liigutakse kokteiliformaati, siis toolid viiakse minema ja inimesed jagunevad ümber, aga laudu enam juurde ei tule.
Küsi kohapealt: mitu inimest siia mahub täpselt selles formaadis, milles sa plaanid? Kui vastus on umbkaudne, küsi uuesti.
Lagi otsustab valguse ja heli
Toote esitlus tähendab valgust, mis toodet toetab, mitte lihtsalt ruumi valgustab. See eeldab, et valgust saab kinni keerata ja uuesti üles ehitada.
Madal lagi – alla kolme meetri – piirab, kuhu prožektoreid riputada saab. Kõrge lagi nõuab tugevamat valgust, sest kaugus sööb intensiivsust. Sammas kaadri keskel tähendab, et lava või ekraani asukoht on juba otsustatud.
Heli käitub sarnaselt. Klaasseinad ja kõvad pinnad paiskavad heli tagasi, kiire ruum kõlab teravalt. Kui ruumis on juba olemas helisüsteem, siis küsi, milleks see on ehitatud: taustmuusikaks või esinejale? Need ei ole sama asi.
Ekraan ja projektor
Toode peab olema näha. Kui esitlus eeldab ekraani, siis otsusta varakult: kas tood projektori kaasa või kasutad ruumi oma LED-seina?
LED-sein on erkkam ja töötab ka valgustatud ruumis, aga kallim. Projektor nõuab pimedust ja pinda, kuhu peegeldada – kui ruum on päevavalgusega või ekraanipinda pole, siis projektor ei aita.
Kui kasutad livestreami või salvestad, siis valgus peab olema ühtlane ja esinejal ei tohi olla vari näol. See tähendab valgustust eestpoolt, mitte ainult ülalt.
Võimsus ja kus see asub
Ruumis on pistikupesasid, aga need ei pruugi olla seal, kus lava on, ega kanda seda, mida kogu tehnika kokku tarbib.
Küsi, kui palju võimsust on saadaval ja kus asuvad peakilbid. Kui vastus on ebakindel, mine kohapeal vaatama. Kui tehnika tuleb tuua väljas olevast kaubikust teise korruse saali, aga lift on liiga kitsas või liftigi ei ole, siis see muudab kogu päeva.
Laadimistee ja aeg
Varustus tuleb sisse tuua enne, kui külalised saabuvad. Mida rohkem tehnikat – lava, valgus, heli, ekraan, mööbel – seda rohkem aega ja ruumi see nõuab.
Küsi: millal saab sisse hakata laadima? Kas on eraldi kaubasissepääs või tuleb minna samastuksest, kust külalised? Kas lift mahutab juhtmevunnid ja lavakarpe? Kui ruum on samal ajal kasutusel teise üritusega, siis sa ootad, kuni nemad lahkuvad.
Sama lugu pärast: kui ruumil on kell üheteistkümneks mürasulg või naabrid helistavad, siis õhtu lõppeb varem kui plaanitud.
Ruumi enda personal ja mis nad teevad
Mõned ruumid müüvad ainult pinda. Teised annavad kaasa baaripidaja, turvamehe, koristaja. Küsi täpselt, kes on kohal ja mis nende töö on.
Kui ruumi enda helitehnik ütleb, et nende süsteem on piisav, aga sina tood kaasa esinejad ja demonstratsiooni, siis kontrolli veel kord. Baaripersonal ei paigalda valgustust ja koristaja ei paiguta lavasid.
On kaks liiki partnereid: need, kes planeerivad ja edastavad tellimuse edasi alles koostööpartneritele, keda nad pole kunagi kõrvuti töötanud, ja need, kelle oma inimesed hindavad, ehitavad, mängivad ja juhivad õhtut. See vahe on märgatav alati siis, kui miski läheb valesti ja keegi peab kohapeal otsustama.
Mis nüüd
Ruum on otsustatud enne, kui tehnika tuleb või ükski karp lavatakse lahti. Kõik ülejäänud – valgus, heli, ekraan, livestream, mööbel – tuleb sellest ruumist.
Otsusta enne, kui kellegagi räägid: formaat (seismas, istumas, või mõlemad), number, ekraani vajadus, ja kellaaeg. Need neli asja koos otsustavad juba poole eelarve.
See juhendi kirjutasid After 5 Events'i inimesed – need, kes saabuvad kell seitse hommikul ja lahkuvad siis, kui viimane karp on tagasi peal.