After 5 EventsKülaliste kogemus algab enne ust
Külalised ei tea, mis ruumis nad on ega kui palju sa maksid. Nad teavad, kas keegi oli ees neid ootamas, kas said aru, kuhu minna, ja kas esimese viie minutiga oli selge, et nad on õiges kohas.
Kui saal on teie enda hoone, märgi sissekäik päeval enne. Kui üürid, käi kohal kell pool viis ja vaata, kuidas inimene tuleb parkimisplatsilt või peatusest. Kui ukse taga pole kedagi, kes teab, kus riietus on, on esimene kogemus segadus.
Kõik, mis vajab tõlget, vajab seda kohe. Programm, menüü, tualettide suunaviidad. Mitte ainult slaidid — kõik, mis on kirjas.
Kes otsustab, mida?
Personalijuht vastutab selle eest, et inimesed tulevad ja et järgmisel nädalal keegi ei ütle, et see oli piinlik. Kõik ülejäänud küsimused jõuavad sinuni, sest keegi teine ei taha neid.
Alkoholipoliitika on esimene. Kas on, kui palju, kas keegi näeb, kes võtab kolmanda. Kui see on riigiraha ja ajakirjanik küsib, pead vastama numbriga. Kui ei ole üldse, pead ütlema, miks mitte vett ja mahla ainult. Mõlemad on kaitstavad; kõige halvem on pool-pool, kus keegi ei tea, mis reegel kehtib.
Kaaslased või mitte: otsusta enne kutset. Kui keegi saab võtta ja keegi mitte, on õhtu juba poolik.
Juhtumid baaris juhtuvad. Otsusta ette, kes sekkub ja mis juhul. Tavaliselt piisab, kui üks inimene teab, et tema töö on see.
Mida tähendab kaks keelt ühe õhtu sees
Kui kolleegid räägivad tööl eesti ja vene keeles, räägivad nad seda ka peos. Programm, mis vahetab keelt iga kõne järel, võtab kaks korda kauem, ja pool saalist kuulab pool ajast midagi, mida ei mõista.
Töötab paremini: kaks moderaatorit, kes räägivad korraga — üks eestikeelne programm vasakule ekraanile, üks venekeelne paremale. Või kõik tekstid mõlemas keeles samaaegselt. Mitte järjest.
Muusika ei vaja tõlget, aga kui keegi peab kõnelema, anna talle tekst ette ja küsi, kas ta saab seda lugeda.
Programm, mis töötab päevasel ajal
Avaliku sektori üritus toimub tavaliselt tööpäeval, tööajal. See tähendab, et inimesed tulevad kontorist, neil on veel koosolekuid samal päeval, ja nad ei jää kauemaks kui kaks tundi, kui pole head põhjust.
Alusta täpselt. Kui kutse ütleb kell neli, alusta kell neli. Kes jõuab veerand viis, jõuab veerand viis; teised ei oota.
Kõne ei tohi olla pikem kui viis minutit, kui ta pole ainus punkt programmis. Inimesed, kes kirjutavad kõnesid, ei tea, kui pikk viis minutit on püsti seistes. Ütle neile ette.
Kui on tants, pane muusika mängima enne, kui keegi küsib, kas tohib. Esimene paar vaatab ringi ja otsustab teiste eest.
Ligipääs ja dieet ei ole erandid
Kui keegi ei saa trepist üles, on üritus seal, kuhu ta saab. Mitte kohandatud versioon — sama õhtu.
Küsi ette: kes vajab tõlki, kes ei söö teatud asju, kes ei joo. Mitte ankeediga, vaid nii, et vastata on normaalne.
Kui laud on seisev puhvet, pane kõik sildid ette, mis on millega tehtud. Kui laud on istutud, küsi ette ja märgi.
Mis läheb valesti ja millal
Kõige sagedamini: heli ei tööta, sest keegi proovis sülearvutit, mis polnud eelnevalt ühendatud. Teine: slaidid on valel kujul või vales keeles. Kolmas: külaliste nimekiri ei ühti istumisplaaniga.
Kõik kolm paranevad ühe asjaga: proovimine päev enne. Mitte tund enne.
Kui midagi läheb valesti õhtul, ainult kaks inimest peavad teadma: see, kes parandab, ja see, kes otsustab, kas publik peab kuulma vabandust. Tavaliselt ei pea.
Mis eristab üritusbürood, kes edastab, ja meeskonda, kes ehitab
On kaks liiki ettevõtteid. Üks võtab tellimuse vastu, kirjutab pakkumise ja edastab töö alltöövõtjatele, keda pole varem koos näinud. Teine saadab õhtule inimesi, kes hindasid, ehitasid ja jooksutavad ruumi.
Esimene teenib igal real. Teine teenib sellel, et töö on tehtud õigesti. Vahet näed siis, kui midagi ei lähe plaani järgi.
After 5 Events on tootmismeeskond — istutame valgustid üles, viime heli sisse, jooksutame baari ja oleme seal kella kahe paiku, kui viimane kast läheb tagasi autosse. Bänd on after5.ee, DJ-d on dj.after5.ee; sama ettevõte, teine ots tööst.
Mida otsustada enne, kui helistad
Üks number: mitu inimest. See otsustab ruumi.
Teine number: kui palju inimese kohta. See otsustab, kas on toit, mis toit, ja kui palju programmi mahub eelarve sisse.
Kolmas: kellaaeg ja kuupäev. Kui paindlikkust pole, ütle kohe — mõned ruumid ja meeskonnad on broneeritud kuid ette.
Neljas: kes teeb otsuse ja mis kuupäevaks. Kui hange on kohustuslik, ütle, mis lävi kehtib ja mis dokumendid peavad olema.
Kui need neli on paigas, saad pakkumise, mis töötab. Kui mitte, saad küsimused tagasi.