After 5 EventsAsukoht ja parkimine esimesena
Linna vanalinna poolel on ilusad võlvid ja hea taustsein, aga sinu rahvas ei ela seal. Nad elavad terminali, lao ja kontorite vahel, sõidavad autoga tööle ja lahkuvad üksteise järel kogu õhtu jooksul, sest vahetused ei lõpe kell viis.
Otsi asukohta, kuhu jõuab kergelt oma autoga ja kust saab turvaliselt taksosse või bussile. Kui üritus kestab hilja, küsi paika, kas nende parkla jääb ööseks lahti. Terminal ise on sageli parem valik kui mõni konverentsikeskus kesklinna ääres, eriti kui väljakutsutud on ka juhid, kes tahavad vahetuse järel otse kohale tulla.
Parkimiskohtade arv ei ole dekoratsioon. Logistikaettevõttes on see kokkuleppe osa.
Mis tegelikult mahub ruumi
Igal platvormil on kandevõime, igal laes on piirarv kinnituspunkte, igas hoones on konkreetne kõrgus ja konkreetsed vooluallikad. Kõik ilusad visuaalid slaidil põrkuvad ühel hetkel vastu füüsikat.
Esmalt mõõda ruum, siis kavanda visuaal. Mitte vastupidi. Kui lubad logot kolmemeetrisena tagaseina peale, aga lagi on kaks viiskümmend kõrge ja kinnituspunkte pole, oled paberil midagi näidanud, mida keegi ei näe.
Kui stsenaarium sisaldab projektsiooni, küsi enne: kas ruum on piisavalt pime? Kas projektori ja ekraani vahele jääb inimesi? Kas tagumine rida näeb seda, mis ees toimub, või katab lava tool?
Kohtumised, kus tehnik ja turundusjuht käivad koos füüsilist pinda vaatamas, säästab sellise olukorra, kus kostüümikavand ei mahu uksest või lava on lavastaja jaoks liiga madal.
Pilt ja valgus ei ole sama asi
Marketing mõtleb sisu ja pildi peale. See on õige. Aga valgus, mis töötab saalis, ei tööta tingimata kaamera jaoks, ja valgus, mis töötab kaamera jaoks, võib muuta saali nägemise võimatuks.
Kui on fotograaf või otseülekanne, ütle seda ette. Tehnik valgustab siis teisiti: tasasem, stabiilsem, vähem liikuvaid kiiri ja vähem kontrastseid värve. Livestream vajab rohkem üldist valgust kui üksnes saali atmosfäär, ja seda ei ole võimalik lisada viimasel hetkel.
Sama kehtib logode kohta. Logo tagaseinal peab olema valgustatud nii, et see paistab pildil, mitte ainult silmaga. Kui logo tuleb projektorist, siis projektori asukoht määrab ära, kus laval inimesed saavad seista ilma varju ette loopimata.
Kui sisu läheb sotsiaalmeediasse, küsi kohe alguses, millisesse hetke see ruum kõige paremini välja näeb ja millal pildistatakse.
Tehniline side ja välised partnerid
On ettevõtteid, kes planeerivad ürituse ja saadavad briifi edasi alltöövõtjatele, kellega nad ei ole varem koos tööd teinud, teenides igalt realt pealt. Ja on neid, kelle oma inimesed koostavad pakkumise, ehitavad üles, teevad heli ja valgust ning jooksevad õhtul.
Esimene mudel töötab, kui brief on täpne ja klient ei muuda meelt. Teine mudel töötab, kui miski läheb valesti ja parandus tuleb teha ruumis, mitte telefoni teel vahendaja kaudu.
Kui kasutad mitut tarnijat — üks toob tehnika, teine toidu, kolmas lavakujunduse — siis pane paika, kes koordineerib kohapeal. Logistikaettevõtted teavad seda hästi: ükski kett ei tööta, kui iga lüli räägib ainult enda eest.
Pealtvaataja vaatenurk ja praktilisus
Lao- ja terminalitöötajad, juhid ja dispetšerid ei ela slaidiesitluses. Nad hindavad üritust selle järgi, kui ausalt ja hästi see tehtud on. Dekoratsioon, mis on dekoratsiooni pärast, kohendatakse kiiresti läbi.
See ei tähenda askeesi. See tähendab, et lavakujundus peab olema aus — tehtu peab välja nägema nii, nagu see on mõeldud, mitte nagu miski, mis üritati odavamalt ära teha.
Samasugune loogiline hinnang käib ka korralduse kohta. Kui transport koju on lubatud, siis see peab töötama. Kui öeldakse, et õhtu algab seitsme paiku, siis ei tohi esimene tund olla segane ootamine. Praktilised inimesed näevad läbi ebamäärasuse.
Audiovisuaal kui sisu, mitte taust
Toote tutvustus, videoklipi esitlus, juhi kõne — kõik see eeldab heli, mida on kuulda tagumises reas, ja pilti, mis on näha ka siis, kui keegi istub eespool.
Kui lavalt räägitakse, on vaja head mikrofoni ja head valjuhääldisüsteemi. Logistikaettevõttes võib osa kuulajaist olla harjunud müraga ja ei pruugi vaikset häält enam kuulda. See ei ole pistmiku ja ühe kõlari küsimus.
Kui ekraanil näidatakse sisu, mis peab olema loetav, kontrolli enne, kas resolutsioon ja projektsiooni suurus lubavad seda tagumises servas. Slaididel, mida pole tehtud suure ekraani jaoks, on sageli liiga palju teksti ja liiga peened fondid.
Ajakava ja sisemine kommunikatsioon
Ürituse päev ei alga siis, kui külalised saabuvad. See algab siis, kui tehnika saabub, ja vahel on see kell kuus hommikul.
Kui ruum on renditud alates kümnest, aga paigaldus võtab viis tundi, siis midagi ei klapi. Küsi enne, millal on ligipääs, kas liftidega saab kaupa vedada, kas hoone valve peab olema teavitatud.
Oma inimesi samuti. Logistikaettevõttes töötavad inimesed vahetustega, ei pruugi olla kõik samal ajal vabad ja ei pruugi meili lugeda iga päev. Üritusest rääkimine peab toimuma kanalites, mis tegelikult töötavad — vestlusgrupp, brigaadijuht, kes edastab, silmast silma vestlus vahetuses.
Kellega sa tegelikult räägid
Ettevõtteid, kus kõik kirjeldavad ennast ürituste tootmiseks, on palju. Vahet teeb see, kas inimene telefoni taga on näinud seda ruumi, kus sinu üritus toimub, kas ta on seal ise varem midagi üles pannud, ja kas ta tunneb vahet terminalihoone akustika ja restorani omadel.
Meie oleme need, kes hommikul kaubikust maha laeme, hangime vooluallikad, riputame valgustid ja oleme ikka veel seal kell kaks öösel, kui viimane kast läheb tagasi peale. Me ei kirjelda seda tööd. Me teeme seda.
Ürituse planeerimise juhendid kirjutame ka ise — After 5 Events — sest ükski muu ei tea paremini, kuidas brief ja füüsiline ruum omavahel sobivad.
Mida otsustada enne, kui helistad
Esiteks: kas üldse vaja on kedagi? Kui üritus on väike ja toimub ruumis, mis on juba valmis, siis võib-olla pole. Kui aga platvorm, projektor, valgustus, heli ja lavakujundus peavad kõik paigale minema ja kellegi poolt juhitama, siis on.
Teiseks: millised osad plaanist on kindlad ja millised veel paindlikud? Kui kuupäev ja koht on fikseeritud, aga visuaal ja formaat veel lahtised, ütle nii. Siis saab pakkumine järgida ruumi, mitte vastupidi.
Kolmandaks: mida näeb kaamera ja mida näeb saalis olija? Kui need on kaks erinevat asja, planeeri mõlemad.
Neljandaks: kus on voolu, kuhu pääseb hommikul, kui kaua on aega paigalduseks ja kas keegi sinu poolelt jääb kohale, kui tekib küsimusi. Need on asjad, mis slaidil ei paista, aga päeval küll.