After 5 EventsOtsus, mida tehakse liiga hilja
Kas sa oled õhtul külaline või korraldaja, selgub esimese poole tunni jooksul. Saal on täis, ametlik osa algab, keegi peab mikrofoni edasi andma — ja korraldaja otsib saalist inimest, kes seda teeks, sest ta mõtles, et maja lahendab. Või: sein-ekraan seisab, aga ei tea, et slaidid on nüüd teises arvutis. Või: kohv pidi tulema pool kuus, aga keegi ei helistanud järele ja töötajad on läinud.
Probleem ei ole, et asjad lähevad valesti. Probleem on, et need lähevad valesti siis, kui sa pead juba teisel pool ruumi kedagi tervitamas olema. Väikeettevõttes pole üritusemeeskonda — sa oled ise. Ja kui sa oled ka õhtul ainus, kes teab, kus asi on ja mida järgmiseks peaks juhtuma, siis sa ei ole enam külalisena kohal.
Otsus selle kohta, kes õhtul päriselt asju teeb, tehakse sel hetkel, kui sa vaatad pakkumist. Kui seal ei seisa konkreetseid inimesi ja konkreetseid kellaaegu, pole seda otsust veel tehtud.
Mida maja tegelikult teeb
Maja — konverentsikeskus, muuseum, äsjaremonditud esindussaal — annab ruumi, elektri, toolid. Mõnikord ka tehnika, kui see on letti kinnitatud. Mida ta ei anna, on kedagi, kes su ürituse ajal seal on.
Töötaja, kellega sa kokku leppisid, läheb ära kell viis. Järgmine vahetus teab, et saal on broneeritud, aga mitte, et veinipakk pidi juba laual olema või et ukse juurde pidi keegi tulema. Võti antakse sulle, ja sa oled nüüd maja eest vastutav.
Kui ürituse formaat on ametlik — ministeriaalne vastuvõtt, kohaliku omavalitsuse aastapäev, riigiasutuse juubelikonverents — siis ruum ise seda ei kanna. Seda kannab ajakava, mida keegi jälgib, ja mikrofon, mille keegi õigel hetkel vahetab. Sala valmis olemine ei tähenda, et keegi seda hakkab juhtima.
Hankeküsimus
Kui korraldad üritust avaliku raha eest, pole küsimus, kas pakkumine on hea. Küsimus on, kas sa suudad seda raamatupidajale seletada. Rida "meeskond paigal terve õhtu" läheb läbi, kui seal on tunnitasu ja tundide arv. Rida "ürituse juhtimine" ei lähe, kui sealt ei selgu, mis tööd tehti.
Hanked ei karda hindu. Nad kardavad ridu, millel pole selgitust. Keegi peab suutma pärast üritust öelda: see oli tehnik, see oli õhtujuht, see oli tõlk. Mida üksikasjalikum pakkumine enne, seda lihtsam õigustus pärast.
Avalikus sektoris, kus töötajad räägivad kolmes keeles ja pool külalistest on tulnud ministeeriumist, on teine probleem keerulisem. Ametlik osa on eesti ja inglise keeles, aga keegi peab teadma, kus pool lauset vahele astuda ja millal järgmine slaid edasi lükata. See pole tehniline küsimus, see on inimene, kes on varem seda teinud ja suudab lugeda ruumi.
Mida korraldaja tegelikult teeb õhtul
Kui kõik on õigesti üles ehitatud, on korraldaja õhtul nähtamatu. Ta jõuab veerand tundi enne külalisi, näeb, et kõik on nii, nagu lepiti, ja läheb uksele vastu võtma. Ta ei kontrolli mikrofonide patareisid. Ta ei otsi wc-paberi varu. Ta ei helista kellelegi, et küsida, kus lilled on.
Kui midagi läheb valesti — ja miski läheb alati natuke valesti — lahendab seda keegi teine, kusagil seina ääres, nii, et ruumis seda ei märgata. See pole võimalik, kui korraldaja on ka ainus inimene, kes teab, kuhu asjad pandi.
Väikeettevõtte juht korraldab ürituse tavaliselt sellepärast, et pole kedagi teist. Aga kui sa oled ka õhtul ainus, kes teab, kuidas asi käib, siis sa ei ole külalisena kohal — sa oled tööl, oma üritusele.
Kaks liiki partnerit
On firmasid, kes võtavad tellimuse vastu, koostavad pakkumise ja saadavad selle edasi alltöövõtjale, keda nad pole varem näinud. Neil on lai võrgustik ja kiire vastus. Õhtul saabub tehnik, kellele on öeldud, kus midagi peaks olema, aga kes pole seda ruumi varem näinud ega tea, kes on tellija.
Siis on meeskonnad, kellel oma tehnikud tsiteerivad, oma inimesed ehitavad üles ja oma õhtujuht jälgib ajakava. Nad ei vahenda — nad teevad. Ja kui miski muutub, muudavad seda inimesed, kes olid ka alguses plaanis.
Vahe ei ole hinnas. Vahe on selles, et esimese puhul on korraldaja see, kes täidab tühikuid õhtul, ja teise puhul keegi, kes teab ruumi ja on seal kogu aeg.
Mida otsustada enne, kui kellelegi helistad
Kuupäev ja koht on juba paigas — need otsustatakse enne, kui keegi hakkab korraldama. Aga neli asja tuleb paika panna enne, kui võtta pakkumist.
Esiteks: kas keegi jälgib ajakava õhtul, või eeldad, et kõik jookseb iseenesest. Kui programm on rohkem kui "kohvi ja kõne", vajab keegi kella ja nimekirja.
Teiseks: kas sina oled õhtul tööl või külalisena. Kui tahad olla saalis, peab keegi teine teadma, kus asi on ja mida järgmiseks tehakse.
Kolmandaks: mida maja ei tee. Helista sinna ja küsi, kes õhtul kohal on ja mis kellaajani. Ära küsi, mida nad pakuvad — küsi, mida nad ei tee.
Neljandaks: kuidas sa pakkumist raamatupidajale seletad. Avalikus sektoris pole piisav öelda, et kõik läks hästi. Keegi peab suutma näidata, mis raha eest osteti.
See juhend tuleb After 5 Eventsist — sama meeskonnast, kes ehitab õhtul saali, seisab tehnika taga ja läheb viimase kastiga ära siis, kui viimane külaline on juba koju jõudnud. Mida otsustada, on nüüd selge. Mida enne helistamist paika panna, samuti.