After 5 EventsTuba ja kuupäev on valitud — aga kes teeb ülejäänu
Enamasti tuleb see üllatus kuu enne üritust. Ruum on broneeritud, kuupäev kinnitatud, aga siis selgub, et ruumipoolne personal tõstab lauad paika ja toob toolid välja — tehnikat, valgust, heli nad ei puutu. Caterer toob toidu, aga mitte taldrikuid. Keegi peab tellima klaasid, keegi tooma kõlarid, keegi kontrollima, kas läbi kolme korruse jõuab üldse kaabel.
See ei ole ruumi viga. Enamik kohti üürivad ruumi, mitte üritust, ja sinu töö on teha ruumist õhtu.
Probleem ei ole raha — probleem on sinu aeg päeval endal
Idufirma omanikuna oled harjunud asju ise ajama, kiiresti. See töötab broneerimisel ja toidu tellimisel, aga õhtul endal mitte. Seal pole kiiresti — on ainult järjest, ja kui kell kuus selgub, et projektori juhe ei sobi või bänd ei tea, kus lava on, siis lahendaja oled sina.
Halvem variant ei ole see, et miski läheb katki. Halvem variant on see, et sa veedad terve õhtu liikudes ukse ja köögitoa vahel, ajad mikrofoni asja, kontrolled, kas jäätükid tulevad, ja sinu enda inimesed näevad sind korraldajana, mitte juhina, kes nendega õhtust osa võtab.
Parem variant: keegi on kohal, kellel on ülesanne olla kohal. Mitte konsultant, kes saadab su kolmanda osapoole juurde — vaid inimene, kes ise ehitab, ise seadistab, ise jääb õhtuks.
Kes veel näeb, kuidas see tuba tegelikult kõlab
Pilt ruumist veebis ja pilt ruumist, kui seal on viiskümmend inimest, on kaks eri asja. Kõrge lagi viskab heli tagasi. Parkettõhtu kaja on teine kui vaiba peal. Kui lava on akna all ja päike loojub kell üheksa, siis pool tundi keegi laval ei näe midagi.
Idufirma üritusel on üks lisaprobleem: sinu inimesed küll räägivad omavahel, aga kaks kolmandikku ruumist ei tunne kolmandat kolmandikku, nii et vaikust ei täida keegi. Muusika peab täitma ruumi, ilma et katkestaks kõnelemist, ja kui pult pole õiges kohas või tegija pole saalis, siis seda tasakaalu keegi ei hoia.
Seal vahet, kas tuleb firmale, mis edastab tellimuse edasi rendifirmale, või firmale, kelle oma meeskond riputab valgustid, viib läbi helitesti ja jääb saali. Viimane näeb kohe, kui miski on valesti, sest temal on silmad ruumis, mitte telefonis kellegi teisega.
Muusika, mis ei tee sellest ettevõtte sünnipäeva
Idufirma üritus ei tohi tunduda nagu panga aastapäev. Pilt läheb Instagrami, inimesed räägivad sellest järgmisel nädalal kontoris, ja kui õhtu tundub odav või üleliia ametlik, siis tunnevad seda kõik.
Muusika valik pole kaunistus. See on see, kas inimesed tulevad tantsupõrandale või jäävad seina äärde telefoni vaatama. Kui esimesed kümme lugu on valed, siis seda õhtut enam tagasi ei saa.
Võid palgata bändi või DJ, aga oluline on, kas nemad on näinud ruumi enne õhtut ja kas keegi on rääkinud nendega, missugune üritus see tegelikult on. Playlist, mis töötab tantsuklubis, ei tööta toas, kus pooled inimesed alles tutvuvad.
Mis läheb LinkedIni ja mis mitte
Idufirmale on üritus sisuliselt turundusvahend, ehkki keegi seda nii ei ütle. Pildid lähevad sotsiaalmeediasse, lugu läheb investoritele, ja inimesed, keda veel ei ole palgatud, näevad, milline meeskond see on.
Seepärast pole piisav, et õhtu lihtsalt juhtub. Ruum peab välja nägema nagu koht, kus tahaksid töötada. Valgus peab olema selline, et pildid pole tumedad ega kollased. Keegi peab teadma, millal on õige hetk ühispildiks, sest spontaanselt seda ei juhtu — pool inimesi on juba ukse poole liikumas.
See tähendab kedagi, kes mõtleb pildi peale enne, kui õhtu on läbi. Mitte fotograaf — fotograaf teeb pildi, aga keegi peab saama aru, mis hetkel ruum näeb välja õigesti ja millal inimesed on veel seal.
Kaks tüüpi firmasid, mis üritusi korraldavad
Üks variant on agentuur, kes planeerib ja edastab töö edasi — rendifirma toob valgustid, caterer toidu, esinejad tulevad broneeringu pealt, ja need inimesed pole kunagi üheskoos olnud. Agentuur lisab rea ja võtab protsendi. See töötab, kui kõik läheb plaani järgi.
Teine variant on meeskond, kes ehitab, hangib, seadistab ja jääb. Sama inimene, kes hommikul valgustid üles pani, on õhtul saalis ja näeb, kui miski vajab muutmist. Kui midagi läheb valesti, pole vaja helistada kellelegi teisele — inimene, kel tööriistad, on ukse taga.
Esimene variant on odavam paberil. Teine on odavam hetkel, kui miski läheb nihu.
Mida otsustada enne, kui kellelegi helistad
Praegu on sul tuba ja kuupäev. Enne kui räägid kellegagi, on kaks asja, mis peavad selged olema.
Esimene: kas sa tahad ise kohal olla selleks, et asjad juhtuksid, või tahad olla külalisena oma üritusel. Kui esimene, siis võid palju asju ise ära teha. Kui teine, siis peab keegi olema, kelle töö on näha, mis vajab tegemist.
Teine: kas õhtu peab tunduma odava või mitte. Odav ei tähenda vähe raha — tähendab seda, mida inimesed näevad. Kui budjett on väike, siis see peab olema ausalt väike, ja õhtu peab selle sees töötama. Kui budjett muutub nädal enne, siis pead ütlema seda kohe — kõike ei saa kiiresti ümber teha.
Alles siis tasub rääkida.
See juhend on kirjutatud After 5 Eventsi meeskonna poolt — need, kes hommikul veoautoga kohale jõuavad, leiavad pistikud, riputavad valgustid ja on veel kohal kell kaks öösel, kui viimane kast tagasi läheb.