After 5 EventsAlusta ruumist, mitte slaidist
Turundusjuht mõtleb piltides. Lava taga suur logo, valgus toob esile toote, esinejad seisavad kõrgendikul — detsembris on see kõik slaidil, märtsis selgub, et ruum on kuue meetri lae ja kahe meetri lavaservaga, üks neist peab andma.
Võta ruumi mõõdud enne, kui kontseptsiooni kinnitad. Lae kõrgus, talade kandevõime, kust tuleb vool ja kui palju, kas aknad näevad päevavalgust ja kas seda saab kinni katta. Küsi, kas ruumis on olnud varem projektsiooni, kas helipult mahub publiku sekka, kus on lähim koht, kuhu saab auto ukseni sõidutada.
Agentuur, kes kavandab ja edastab tellimuse edasi alltöövõtjale, ei tea seda. Meeskond, kes ise ruum üles ehitab, teab seda enne esimest kõnet.
Pilt vajab tehnikat, mida fotograaf ei too kaasa
Fotograaf ja videograaf töötavad valgusega, mida leiavad. Kui lava on valgustamata, taustalagi tumehall ja näod varjus, on pilt sellest — ja seda ei paranda järeltöötlus.
Valgus peab olema esinejate näol, mitte ainult taustal või logol. Lava peab olema piisavalt kõrge, et inimesed seda näeks, ja lühike äärest, et keegi sinna ei kukuks — nii tavaline, et uskumatu, kui sageli jäetakse lihtsalt ära.
Kui tuleb otseülekanne, küsi varem: kas wifi kandevõime piisab või on vaja kaablit, kus on lähim pistik, kas kaamerate jaoks on ruumis valgust piisavalt või tuleb tuua lisavalgustus.
Ülesehituse päev on valed päev sellest rääkima.
Idufirma korraldab toimuvat nii, nagu koodib: kiiresti ja parandades
Stardib läheb kuupäev tootelanssi või raundi taha, niikaua nihkub kõik. Eelarve on otsustatud jaanuaris, mais on see muutunud kaks korda, ükskord pooleks, korra kahekordseks.
Ütle tehnilistele partneritele kohe, kui midagi muutub. Kui külaliste arv kasvab kahekümne võrra, muutub laudade arv, toidu tellimus, ülesehituse kestus ja lävepakendite arv — mõni neist vajab nädala hoiatust, üks vajab päeva, kõik vajavad mingit.
Agentuuri mudel, kus keegi vahendab ja kogub vahet igalt realt, muudab seda aeglaseks ja kalliks. Mudel, kus sama meeskond tsiteerib, ehitab ja korraldab, reageerib kiiresti, sest kõik asjad on ühe kõne kaugusel.
Kui kuupäev nihkub, küsi kohe, kas uus kuupäev on tehnikal ja ruumil veel vaba.
Stardikultuuri ei müüda korporatiivse paketiga
Asutajad tahavad, et õhtu tunduks nende moodi, mitte välja renditud saali moodi. Vähem stiile, rohkem kontakti; vähem protokolli, rohkem ruumi, kus inimesed tegelikult räägivad.
See ei tähenda, et tehnikat pole — see tähendab, et tehnikat pole näha. Heli tuleb nii, et räägitud lause jõuab igasse nurka samal ajal. Valgus ei pimesta ega jäta varjudesse, lihtsalt on. Lava on seal, kus on vaja, ja kadunud, kui pole.
Paketid sobivad, kui sinu üritus sobib paketti. Kui ei sobi, maksad selle eest, mida ei kasuta, ja ostad eraldi selle, mida vajad. Küsi, mida saab kokku panna aluspõhjast, ilma et peaks valima kahe valmispaketi vahel, millest kumbki on vale.
Sotsiaalmeedia sisu ja investori update vajavad samu asju
Kui õhtut pildistab fotograaf ja filmib videograaf, siis sisu, mis sealt tuleb, läheb LinkedIni, uute kandidaatide mailile ja järgmisse slaidikolleektsiooni, mida näeb partner või investor.
See ei tähenda, et õhtu peab olema lavastatud. See tähendab, et tehnika peab võimaldama head pilti: esinejaid, kes on valgustatud; ruumi, kus bränd on nähtav; laua- või lavaülesehitust, mis loeb pildil.
Kui logo on foonil, veendu, et see on õiges kõrguses kaamera jaoks. Kui toode on laval, planeeri valgus nii, et see tuleks esile, mitte ei sulaks taustasse. Kui on esinejaid, küsi, kust kaamera neid näeb ilma selgade ja peade vahelt.
Kui see jääb ülesehituspäevale, jääb see tegemata.
Eelarve on investor raha — see tuleb kiiresti ja läheb sama kiiresti
Ühel aastal on raha rohkesti ja üritus võib olla suur. Järgmisel on raha vähe ja midagi peab ära jääma. Idufirma eelarve ei ole stabiilne ja mõnikord muutub see nädalaga.
Räägi sellest ausalt. Küsi, mis osa tehnilisest plokist on vajalik selleks, et õhtu toimuks, ja mis osa on seal selleks, et õhtu oleks parem. Esimene pool tuleb igal juhul, teine sõltub numbritest, mis on teada alles siis, kui leping on peaaegu allkirjastatud.
Kui eelarve muutub, räägi sellest kohe. Kui ootad, läheb tellimus töösse ja tühistamiskulud tulevad peale.
Otsusta enne helistamist
Kui helistad esimesse kohta, vaja teada: mis kuupäev, mis linn, umbkaudu kui palju inimesi, kas toimub siseruumis või väljas, kas on vaja lavatehnoloogiat või piisab helindusest ja valgusest.
Kui sa ei tea, siis esimene kõne ongi selleks — aga teine kõne peab toimuma pärast seda, kui ruumist on mõõdud ja pildid, sest see on ainus viis, kuidas tehniline tsitaat saab olla täpne.
Kui agentuur ei küsi ruumist enne, kui tsiteerib, tsiteerib ta oletust, mitte tööd.
See meeskond — After 5 Events — on need, kes saabuvad hommikul kaubikuga, leiavad voolu, riputavad valgustid ja lahkuvad kell kaks öösel, kui viimane kast on tagasi peal. Alustasime sellest, et oleme ise ka bänd ja DJ-de rühm, seega teame, mida lava peab vastu pidama ja mis juhtub, kui ei pea. Nüüd on see sama meeskond, kes ehitab ruumi, mis seda võimaldab.
Otsusta, kas vajad kedagi, kes vahendab tellimust edasi või kedagi, kes teeb selle ise. Ja kui helistad, tea ruumi mõõtmeid või valmista ette, et tuleb kohapeal käia enne, kui tsitaat saab valmis.